Het Perfecte Intake Gesprek

Het Perfecte Intake Gesprek: Complete Gids voor Coaches

TL;DR: Een intake gesprek (60 min) heeft 6 fases: Opening (5 min), Verkenning hulpvraag (20 min), Doelen & verwachtingen (10 min), Uitleg werkwijze (10 min), Praktisch (10 min), Afsluiting (5 min). Luister 80%, praat 20%. Stuur vooraf een korte vragenlijst. Eindig altijd met een concrete vervolgstap — niet met "we horen van elkaar". Het hybride model werkt het best: gratis kort gesprek (20 min) + betaalde intake als eerste sessie.

Het intake gesprek is je eerste echte ontmoeting met een potentiële klant. Het bepaalt of jullie gaan samenwerken, wat de focus wordt, en hoe het traject eruit ziet. In deze gids leer je hoe je een intake voert die werkt — voor jou én je klant.

Een goed intake gesprek legt de basis voor een succesvol coachingtraject

Wat is een intake gesprek?

Het intake gesprek (ook: kennismakingsgesprek, oriëntatiegesprek) is het eerste formele gesprek met een potentiële klant.

Doelen:

1. Kennismaken — Klikken jullie? Is er vertrouwen?
2. Hulpvraag verhelderen — Wat wil de klant bereiken?
3. Verwachtingen afstemmen — Wat kan coaching wel/niet?
4. Praktische afspraken — Traject, investering, planning
5. Beslissing — Gaan jullie samenwerken?

Intake vs. kennismaking vs. eerste sessie

Coaches gebruiken verschillende termen. Dit is het verschil:

Veel coaches combineren: Een gratis kort gesprek (20-30 min) om te kijken of er een match is, gevolgd door een betaalde intake als eerste sessie van het traject.

Voorbereiding op de intake

Wat jij voorbereid

Vooraf verzamelen:

• Basisgegevens klant (naam, contact, hoe gevonden)
• Eventuele intake vragenlijst antwoorden
• Je aanbod/trajecten op een rijtje
• Beschikbaarheid voor vervolg

Ruimte/setting:

• Rustige plek zonder onderbrekingen
• Bij online: camera + microfoon getest
• Notitieblok of device klaar
• Water/thee voor jezelf (en klant als fysiek)

Intake vragenlijst (vooraf)

Stuur een korte intake vragenlijst 2-3 dagen voor het gesprek. Dit bespaart tijd en geeft focus. Gebruik onze intake-generator om snel een professioneel intake formulier te maken.

Basisvragen:

1. Wat is de aanleiding om nu coaching te zoeken?

2. Wat zou je graag willen bereiken of veranderen?

3. Heb je eerder coaching of therapie gehad? Zo ja, wat was je ervaring?

4. Is er iets dat ik vooraf moet weten?

5. Heb je vragen die je zeker beantwoord wilt hebben?

Optioneel (afhankelijk van niche):

• Werksituatie (bij loopbaancoaching)
• Gezondheidsvragen (bij vitaliteitscoaching)
• Zakelijke context (bij business coaching)

Structuur van het intake gesprek

De ideale flow (60 minuten)

De ideale flow van een intake gesprek: van opening tot vervolgstap

0-5 min:    Opening & verbinding
5-25 min:   Verkenning hulpvraag
25-35 min:  Doelen & verwachtingen
35-45 min:  Uitleg werkwijze & aanbod
45-55 min:  Praktische zaken
55-60 min:  Afsluiting & vervolgstap

Opening (0-5 minuten)

Doel: Spanning wegnemen, verbinding maken.

Hoe:

• Welkom heten, bedanken voor het maken van tijd
• Kort voorstellen (als dat nog niet is gebeurd)
• Check-in: “Hoe gaat het? Hoe zit je erbij?”

Voorbeeld opening:

“Welkom [naam], fijn dat je er bent. Voordat we beginnen — hoe gaat het met je? Is het makkelijk geweest om hier te komen / in te bellen?”

Daarna: agenda schetsen

“Wat ik graag zou doen: eerst wil ik beter begrijpen wat jou hier brengt en wat je zoekt. Daarna vertel ik hoe ik werk, en kijken we of het past. Aan het eind kun je beslissen of je verder wilt. Klinkt dat goed?”

Verkenning hulpvraag (5-25 minuten)

Doel: Begrijpen wat de klant zoekt, nodig heeft, en waarom nu.

Kernvragen:

Doorvragen:

• “Kun je daar een voorbeeld van geven?”
• “Wat bedoel je precies met [term]?”
• “Hoe voelt dat voor je?”
• “Wat maakt dat het belangrijk voor je is?”

Let op:

• Luister meer dan je praat (80/20)
• Maak aantekeningen van kernwoorden
• Vat regelmatig samen om te checken

Doelen & verwachtingen (25-35 minuten)

Doel: Concrete doelen formuleren, verwachtingen afstemmen.

Doelen verhelderen:

“Als we over 3 maanden terugkijken en het traject was succesvol — wat is er dan anders?”

“Wat zou het eerste teken zijn dat het de goede kant opgaat?”

Verwachtingen checken:

“Wat verwacht je van coaching? En van mij als coach?”

“Heb je een beeld van hoe coaching werkt?”

Grenzen van coaching: Als de verwachtingen niet bij coaching passen (bv. therapeutische hulpvraag), benoem dit zachtaardig:

“Wat je beschrijft klinkt als [X]. Dat valt eigenlijk meer onder therapie dan coaching. Ik denk dat je daar beter geholpen zou zijn. Ik kan je wel doorverwijzen als je wilt.”

Uitleg werkwijze & aanbod (35-45 minuten)

Doel: De klant informeren over hoe jij werkt.

Wat te bespreken:

1. Jouw aanpak/methode

   “Ik werk [oplossingsgericht / met het GROW-model / intuïtief] — dat betekent dat we focussen op [X].”

2. Wat coaching wel/niet is

   “In coaching ga jij aan het werk. Ik stel vragen, daag uit, en help je reflecteren. Ik geef geen kant-en-klare antwoorden.”

3. Jouw aanbod

   “Op basis van wat je vertelt, denk ik aan een traject van [X] sessies. Dat is [duur], en de investering is [bedrag].” Lees meer over hoeveel sessies een cliënt nodig heeft.

4. Praktische werkwijze

   “Sessies zijn [duur], [online/fysiek/hybride]. Tussen sessies kun je [wel/geen] contact met me opnemen.”

Praktische zaken (45-55 minuten)

Doel: Afspraken vastleggen, administratie.

Te bespreken:

• Frequentie sessies (wekelijks, tweewekelijks)
• Locatie (online, kantoor, afwisselend)
• Planning (wanneer starten, vaste dag/tijd?)
• Investering en betaalwijze
• Annuleringsbeleid
• Vertrouwelijkheid

Niet vergeten:

• Contract/overeenkomst tekenen
• Intake vragenlijst verwerken
• Eerste sessie(s) inplannen

Afsluiting (55-60 minuten)

Doel: Duidelijke vervolgstap.

Drie scenario’s:

A) Klant wil direct starten:

“Mooi! Laten we dan direct de eerste sessies inplannen. Ik stuur je vandaag nog de overeenkomst en factuur.”

B) Klant wil erover nadenken:

“Natuurlijk, neem de tijd. Wanneer kan ik van je horen? [Spreek concreet moment af.] Heb je nog vragen die je beslissing kunnen helpen?”

C) Het is geen match:

“Op basis van wat je vertelt, denk ik dat [andere oplossing] beter past. Ik kan je doorverwijzen naar [naam/type]. Wat denk je?”

Altijd afsluiten met:

“Heb je nog vragen? Is er iets dat we niet besproken hebben?”

Veelvoorkomende valkuilen

Te veel zelf praten

Symptoom: Jij vertelt 20 minuten over je methode, klant knikt beleefd.

Oplossing: Stel eerst vragen. Luister. Stem je verhaal af op wat de klant nodig heeft.

Gelijk gaan coachen

Symptoom: Je geeft al advies en interventies in de intake.

Probleem: Klant heeft “genoeg gehad” en boekt niet.

Oplossing: Intake is verkenning, geen sessie. Geef een voorproefje, niet de hele maaltijd.

Geen duidelijke vervolgstap

Symptoom: Gesprek eindigt met “we horen van elkaar”.

Probleem: Niemand doet iets, lead verslooft.

Oplossing: Altijd concrete afspraak. Of direct plannen, of: “Ik mail je morgen een samenvatting, en bel je woensdag even.”

Niet durven over geld te praten

Symptoom: Je mompelt iets over tarieven aan het eind.

Probleem: Klant schrikt, of voelt zich overvallen.

Oplossing: Wees helder en zelfverzekerd. “De investering voor dit traject is €650.” Meer weten over prijsbepaling? Bekijk onze gids over coaching tarieven in Nederland.

Wees helder en zelfverzekerd bij het bespreken van je aanbod en tarieven

Iedereen willen helpen

Symptoom: Je zegt ja tegen klanten die niet passen.

Probleem: Frustratie voor jou én klant, slechte resultaten.

Oplossing: Wees eerlijk als het geen match is. Doorverwijzen is ook helpen.

Intake documenteren

Wat leg je vast?

INTAKE VERSLAG

Klant: [naam]
Datum: [datum]
Coach: [jouw naam]

AANMELDING
- Hoe gevonden: [verwijzing/website/LinkedIn]
- Aanleiding: [waarom nu coaching]

HULPVRAAG
- Kernthema: [in 1-2 zinnen]
- Achtergrond: [relevante context]
- Eerdere pogingen: [wat al geprobeerd]

DOELEN
- Hoofddoel: [concreet geformuleerd]
- Subdoelen: [indien van toepassing]
- Succescriteria: [hoe weten we dat het gelukt is]

AFSPRAKEN
- Traject: [type, aantal sessies]
- Start: [datum]
- Frequentie: [wekelijks/tweewekelijks]
- Investering: [bedrag, betaalwijze]

AANDACHTSPUNTEN
- [Wat te onthouden voor de coaching]

VERVOLGACTIE
- [ ] Contract versturen
- [ ] Factuur versturen
- [ ] Eerste sessies plannen

Waar bewaren?

In je klantdossier — fysiek of digitaal. Met Blooom kun je intake-informatie direct aan het klantprofiel koppelen.

Gratis vs. betaalde intake

Gratis intake/kennismaking

Voordelen:

• Lage drempel voor klant
• Meer gesprekken, meer kansen
• Standaard in de markt

Nadelen:

• Trekt soms “shoppers” die niet serieus zijn
• Geen vergoeding voor je tijd

Wanneer: Als je nog groeit en naamsbekendheid wilt bouwen.

Betaalde intake

Voordelen:

• Serieuze klanten
• Je tijd wordt vergoed
• Kan eerste sessie van traject zijn

Nadelen:

• Hogere drempel
• Minder gesprekken

Wanneer: Als je gevestigd bent en voldoende aanvragen hebt.

Hybride model (aanbevolen)

Stap 1: Gratis kennismaking (20 min)
        → Kort gesprek: klikken we? Past coaching?
        
Stap 2: Betaalde intake (60-90 min, onderdeel van traject)
        → Diepere verkenning, doelen, plan
        
Stap 3: Vervolgsessies

Intake vragenlijsten automatiseren

Handmatig vragenlijsten sturen en verwerken kost tijd. Automatiseer:

1. Klant boekt kennismaking → automatisch bevestigingsmail
2. Direct daarna → link naar intake vragenlijst
3. Klant vult in → antwoorden automatisch in klantdossier
4. Jij bereidt voor → alles op één plek

Met coaching software zoals Blooom kun je dit volledig automatiseren.

Automatiseer je intake proces en bespaar waardevolle tijd

Checklist: perfecte intake

Voorbereiding

• Vragenlijst antwoorden gelezen
• Notities/device klaar
• Aanbod helder in je hoofd
• Beschikbaarheid gecheckt

Tijdens het gesprek

• Opening: verbinding gemaakt
• Hulpvraag: goed doorgevraagd
• Doelen: concreet geformuleerd
• Werkwijze: helder uitgelegd
• Aanbod: zelfverzekerd gepresenteerd
• Praktisch: alles besproken
• Afsluiting: concrete vervolgstap

Na het gesprek

• Intake verslag gemaakt
• Follow-up mail verstuurd
• Contract/factuur gestuurd (indien akkoord)
• Sessies ingepland (indien akkoord)
• Reminder gezet (indien “erover nadenken”)

Conclusie

Een goede intake is geen verkoopgesprek. Het is een verkenning: past dit bij wat de klant nodig heeft? Pas jij als coach bij deze klant?

Structuur helpt, maar blijf flexibel. Luister meer dan je praat. En wees eerlijk — ook als dat betekent dat je doorverwijst. En ken je je ideale klant al? Maak een klant-persona om je intake gesprekken nog gerichter te voeren.

Dit artikel is onderdeel van onze complete gids over coaching sessies en trajecten.

Gerelateerde artikelen

• 10 Manieren om Als Coach Klanten te Werven — Hoe je aan die intake-gesprekken komt
• Je Eerste Coaching Klant — Van nul naar één
• Coaching Evaluatie: Meet Je Impact — Evalueer je trajecten
• Trajecten Beheren als Coach — Na de intake: traject beheren

Wil je intake vragenlijsten automatiseren en antwoorden direct in je klantdossier? Probeer Blooom gratis en professionaliseer je intake proces.