Intake Formulieren voor Coaches: Templates & Best Practices

Het intakeformulier is je eerste professionele indruk én je fundament voor het hele traject. Te kort? Je mist cruciale informatie. Te lang? Cliënten haken af. De kunst is de juiste balans—en de juiste vragen.

Waarom Een Intake Formulier?

De Voordelen

Wanneer Versturen?

Ideaal: 2-5 dagen vóór het intake gesprek.

• Niet te ver vooruit (dan vergeten ze het)
• Niet op de dag zelf (geen tijd om te lezen)

De Vijf Categorieën

1. Contactgegevens

Essentieel:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres (indien relevant voor facturatie)

Optioneel:

• Geboortedatum
• Beroep/functie
• Werkgever

2. Hulpvraag en Doelen

Dit is de kern—hier begint de coaching.

Goede vragen:

• “Wat brengt je naar coaching?” (open)
• “Wat wil je graag bereiken met coaching?”
• “Hoe ziet succes eruit voor jou?”
• “Wat zou er anders zijn als dit traject geslaagd is?”

Te vermijden:

• “Wat is je probleem?” (te negatief geframed)
• Te gedetailleerde vragen (dat komt in het gesprek)

3. Relevante Achtergrond

Context die helpt bij het coachen.

Goede vragen:

• “Heb je eerder coaching of therapie gehad? Zo ja, hoe was dat?”
• “Zijn er zaken die ik moet weten voor onze samenwerking?”
• “Hoe zou je je huidige situatie in één zin beschrijven?”

Wees voorzichtig met:

• Medische vragen (tenzij relevant en met doel)
• Te persoonlijke vragen (dat komt in vertrouwen)

4. Verwachtingen

Afstemming voorkomt teleurstellingen.

Goede vragen:

• “Wat verwacht je van mij als coach?”
• “Wat verwacht je van jezelf in dit traject?”
• “Hoe wil je dat ik je aanpak als je vastloopt?”
• “Is er iets dat je absoluut niet wilt in coaching?“

5. Praktisch

Logistiek en afspraken.

Vragen:

• “Wat is je beschikbaarheid?” (dagen/tijden)
• “Voorkeur voor locatie?” (online/kantoor/bij cliënt)
• “Hoe wil je herinneringen ontvangen?” (mail/sms)
• “Facturatiegegevens” (indien zakelijk)

Template: Basis Intake Formulier

INTAKE FORMULIER - [NAAM PRAKTIJK]
===================================

CONTACTGEGEVENS
---------------
Naam: _______________________
E-mail: _____________________
Telefoon: ___________________
Adres: ______________________

OVER JEZELF
-----------
Beroep/functie: _____________
Geboortedatum (optioneel): __

JOUW VRAAG
----------
1. Wat brengt je naar coaching?
[open antwoord]

2. Wat wil je bereiken met dit traject?
[open antwoord]

3. Hoe ziet succes eruit voor jou?
[open antwoord]

ACHTERGROND
-----------
4. Heb je eerder coaching of therapie gehad?
[ ] Ja, namelijk: ___________
[ ] Nee

5. Zijn er zaken die ik moet weten voor onze samenwerking?
[open antwoord]

VERWACHTINGEN
-------------
6. Wat verwacht je van mij als coach?
[open antwoord]

7. Hoe wil je dat ik je aanpak als je vastloopt?
[ ] Direct confronteren
[ ] Zachtjes doorvragen
[ ] Ruimte geven
[ ] Anders: _______________

PRAKTISCH
---------
8. Beschikbaarheid voor sessies:
Dagen: _____________________
Tijden: ____________________

9. Voorkeur locatie:
[ ] Online (videobellen)
[ ] Op kantoor ([adres])
[ ] Geen voorkeur

TOESTEMMING
-----------
[ ] Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden
[ ] Ik ga akkoord met de privacyverklaring

Datum: _______ Handtekening: _______

Gebruik de intake generator voor een digitale versie.

Wat Je NIET Moet Vragen

❌ Te persoonlijk, te vroeg

Vermijd:

• “Beschrijf je jeugd”
• “Wat is je grootste trauma?”
• “Hoe is je relatie met je ouders?”

Waarom niet: Dit hoort in het vertrouwelijke gesprek, niet op een formulier.

❌ Medisch (tenzij relevant)

Vermijd:

• “Gebruik je medicatie?” (tenzij relevant voor coaching)
• “Heb je psychische diagnoses?”

Waarom niet: Je bent coach, geen arts. Vraag dit alleen als het direct relevant is én je weet wat je ermee doet.

❌ Alles wat je in het gesprek beter kunt vragen

Vermijd:

• “Vertel je hele levensverhaal”
• 50 gedetailleerde vragen

Waarom niet: Het formulier is voor basisinfo. De diepte komt in het gesprek.

Case Study: Van 40 Vragen naar 15

De coach: Linda, relatiecoach, 8 jaar ervaring.

Het probleem: Linda’s intake formulier had 40 vragen en duurde 30-45 minuten om in te vullen. Resultaat:

• 30% vulde het niet in
• Cliënten waren vermoeid voordat de coaching begon
• Veel info bleek irrelevant

De aanpak:

Stap 1: Audit Linda ging door elke vraag met de test: “Heb ik dit écht nodig vóór de eerste sessie?”

Stap 2: Categoriseren

• Must-have: 8 vragen
• Nice-to-have: 7 vragen (behouden maar korter)
• Niet nodig: 25 vragen (geschrapt of naar gesprek)

Stap 3: Herformuleren Vage open vragen → specifiekere, kortere vragen

Het resultaat:

“Ik dacht dat meer vragen meer informatie betekende. Het tegendeel was waar. Kortere formulieren krijgen betere antwoorden omdat mensen niet vermoeid raken.” — Linda, Relatiecoach

Verschillende Formulieren voor Verschillende Niches

Loopbaancoaching

Extra vragen:

• Huidige functie en werkgever
• Aantal jaren werkervaring
• Opleidingsachtergrond
• “Wat zoek je in je carrière?”

Burn-out/Stress Coaching

Extra vragen:

• Huidige stress-niveau (1-10)
• Slaapkwaliteit
• “Wanneer begonnen de klachten?”
• Contact met huisarts/bedrijfsarts?

Executive Coaching

Extra vragen:

• Organisatie en omvang
• Directe rapportagelijn
• Betaalt werkgever? (toestemming delen)
• “Wat is de zakelijke context?”

Life Coaching

Extra vragen:

• Belangrijkste levensdomeinen nu
• “Waar ben je tevreden over?”
• “Waar wil je verandering?”

Digitaal vs. Papier

Digitaal (Online Formulier)

Voordelen:

• Makkelijk te versturen
• Automatisch opgeslagen
• Kan gekoppeld aan CRM
• Professionele uitstraling

Nadelen:

• Minder persoonlijk
• Technische drempel (voor sommigen)

Tools: Blooom, Typeform, Google Forms, JotForm

Papier

Voordelen:

• Persoonlijker
• Geen technische drempel
• Direct bij intake sessie invullen

Nadelen:

• Handmatig digitaliseren
• Kan zoekraken
• Minder milieuvrienlijk

Juridische Aspecten

Wat Je Moet Regelen

1. Privacyverklaring: Link opnemen in formulier
2. Akkoordverklaring: Checkbox voor algemene voorwaarden
3. Bewaartermijn: Vermeld hoe lang je gegevens bewaart
4. Veilige opslag: Versleuteld, wachtwoord-beveiligd

Voorbeeld Toestemmingstekst

“Door dit formulier in te vullen ga je akkoord met:

• De verwerking van je gegevens conform onze [privacyverklaring]
• De [algemene voorwaarden] van [Naam Praktijk]

Je gegevens worden veilig opgeslagen en niet gedeeld met derden zonder je toestemming.”

Veelgemaakte Fouten

❌ Te veel vragen

40 vragen = 30% afhakers.

Beter: 15-20 vragen maximaal.

❌ Alleen open vragen

Kost veel tijd om te beantwoorden én te lezen.

Beter: Mix van open en gesloten (multiple choice).

❌ Vage vragen

“Vertel iets over jezelf” levert vage antwoorden.

Beter: “Wat brengt je naar coaching?” is specifiek.

❌ Te laat versturen

Dag van de sessie = geen tijd om te lezen.

Beter: 2-5 dagen vooraf.

❌ Niet lezen voor de sessie

Formulier opvragen maar niet bekijken.

Beter: 10 min voorbereidingstijd per intake.

Expert Inzichten

“The intake form is not about gathering information—it’s about setting the tone. A thoughtful form says: ‘I’m professional, I’m prepared, and I take you seriously.’” — Michael Bungay Stanier, auteur “The Coaching Habit”

“Vraag niet wat je in het gesprek beter kunt vragen. Het formulier is voor context, het gesprek is voor diepte.” — Dr. Steve Jeffs, MCC & Executive Coach

“I’ve seen coaches with 50-question intake forms wondering why clients don’t complete them. Shorter is almost always better. Get the essentials, explore the rest live.” — Joanna Lott, Business Coach

Veelgestelde Vragen

Moet elk type coaching een ander formulier hebben?

Niet per se. Een basis-formulier werkt voor de meeste situaties. Voeg 2-3 niche-specifieke vragen toe als relevant. Eén goed formulier is beter dan vijf matige.

Hoe lang mag een intake formulier zijn?

Richtlijn: 10-15 minuten invultijd, 15-20 vragen. Test het zelf: als je er langer dan 15 minuten over doet, is het te lang.

Moet ik een intake formulier gebruiken als ik een kennismakingsgesprek doe?

Kennismaking (gratis, kort): Geen formulier nodig, hooguit contactgegevens. Intake (betaald, uitgebreid): Wel formulier, vooraf versturen.

Wat als een cliënt het formulier niet invult?

Stuur een vriendelijke reminder. Als ze nog steeds niet invullen, bespreek kort de kernvragen aan het begin van de intake. Sommige mensen vullen simpelweg liever niets in—dat is oké.

Conclusie: Het Formulier als Fundament

Een goed intake formulier:

✅ Kort maar compleet — 15-20 vragen, 10-15 minuten

✅ Relevante vragen — Alleen wat je écht nodig hebt

✅ Mix van open/gesloten — Efficiënt en informatief

✅ Vooraf versturen — 2-5 dagen vóór de sessie

✅ AVG-compliant — Toestemming en veilige opslag

Het formulier is niet administratie—het is het fundament van een professioneel traject.

Verder leren:

• Intake vragenlijst coaching — Meer over intake vragen
• Klantenbeheer coaches — Complete cliëntadministratie
• Coaching traject structureren — Van intake tot afronding
• Intake generator — Maak direct je formulier