Coaching Administratie: De Basis Op Orde
Je bent coach geworden om mensen te helpen, niet om spreadsheets bij te houden. Toch is administratie onvermijdelijk. Het goede nieuws: met de juiste basis kost het minimaal tijd en voorkomt het maximaal problemen.
TL;DR: Coaching administratie omvat vier gebieden: financieel (facturen, boekhouding), cliënten (dossiers, notities), planning (afspraken, agenda), en wettelijk (contracten, AVG). Automatiseer zoveel mogelijk, bewaar 7 jaar, en check maandelijks of alles klopt. Met een goed systeem kost administratie 2-4 uur per week—zonder systeem het dubbele.
Key Takeaways
- 73% van coaches noemt administratie hun grootste frustratie — NOBCO
- 4 gebieden: Financieel, Cliënten, Planning, Wettelijk
- 7 jaar bewaren: Fiscale administratie (wettelijk verplicht)
- 2-4 uur/week: Voldoende met goed systeem
- Automatisering: Halveert de tijd, vermindert fouten
- Maandelijkse check: Voorkomt jaar-end paniek
De Vier Gebieden van Coaching Administratie
Elke coaching praktijk heeft administratie op vier gebieden. Als starter hoef je niet alles perfect te hebben, maar je moet wel weten wat er speelt en een basis neerleggen.
1. Financiële Administratie
Wat je bijhoudt:
- Facturen (uitgaand)
- Inkomsten
- Uitgaven (zakelijk)
- BTW (indien van toepassing)
- Bankafschriften
Minimaal nodig:
- Oplopende factuurnummers
- Alle facturen bewaard (7 jaar)
- Zakelijke bankrekening (apart van privé)
- Overzicht inkomsten vs. uitgaven
2. Cliëntadministratie
Wat je bijhoudt:
- Contactgegevens
- Contracten/overeenkomsten
- Intakeformulieren
- Sessienotities
- Voortgang/doelen
Minimaal nodig:
- Centraal cliëntdossier per persoon
- AVG-compliant opgeslagen
- Toegankelijk voor voorbereiding
3. Planning & Agenda
Wat je bijhoudt:
- Afspraken
- Beschikbaarheid
- No-shows/annuleringen
- Capaciteit
Minimaal nodig:
- Eén centrale agenda (niet meerdere)
- Synchronisatie met privé
- Herinneringen (automatisch)
4. Wettelijke Administratie
Wat je bijhoudt:
- KVK-inschrijving actueel
- Algemene voorwaarden
- Privacyverklaring
- Verwerkersovereenkomsten
- Verzekeringsdocumenten
Minimaal nodig:
- Documenten actueel en vindbaar
- AVG-compliance geregeld
- Beroepsaansprakelijkheid verzekerd
Financiële Basis
Zakelijke Bankrekening
Waarom apart:
- Overzicht
- Professioneel
- Makkelijker voor belasting
- Scheiding privé/zakelijk
Welke bank: Kies op basis van kosten, online bankieren, en integraties met boekhoudtools.
Facturatie
Essentieel:
- Oplopende nummering (2026-001, 2026-002…)
- Alle verplichte elementen (zie Facturen maken)
- Direct versturen (niet uitstellen)
- Opvolgen bij niet-betalen
Boekhouding
Zelf doen of uitbesteden?
| Optie | Geschikt voor | Kosten |
|---|---|---|
| Zelf (boekhoudtool) | Simpele administratie, <€50k omzet | €0-30/maand |
| Boekhouder | Complexere situaties, BTW, groei | €75-200/maand |
| Combinatie | Jij doet input, boekhouder checkt | €50-100/maand |
Populaire tools:
- Moneybird (NL, simpel)
- E-boekhouden (NL, goedkoop)
- Exact Online (groter, meer features)
Cliëntadministratie
Het Cliëntdossier
Per cliënt bewaar je:
| Element | Waar |
|---|---|
| Contactgegevens | CRM/software |
| Contract | Ondertekend, digitaal of fysiek |
| Intakeformulier | Bij dossier |
| Sessienotities | Per sessie, chronologisch |
| Correspondentie | Belangrijke mails |
| Facturen | Gekoppeld aan cliënt |
Privacy (AVG)
Je moet:
- Alleen noodzakelijke gegevens verzamelen
- Gegevens veilig opslaan
- Op verzoek inzage geven
- Op verzoek verwijderen
- Verwerkersovereenkomst met tools die data verwerken
Bewaartermijnen:
- Sessienotities: 2 jaar na afronding (advies)
- Financieel: 7 jaar (wettelijk)
- Contactgegevens: zolang relevant + toestemming
Zie: AVG voor coaches (indien beschikbaar)
Planning Organiseren
Eén Centrale Agenda
Niet:
- Papieren agenda + Google Calendar + Outlook
- Meerdere apps die niet syncen
Wel:
- Eén primaire agenda
- Alles erin (privé + werk)
- Sync met andere devices
Automatisering
Self-booking: Cliënten plannen zelf via link. Zie Online agenda coach.
Herinneringen: Automatisch 24 uur + 2 uur vooraf.
Buffer: Automatisch 15-30 min tussen sessies.
Tools en Systemen
Optie 1: Alles-in-Één Coaching Software
Zoals: Blooom, Practice Better, CoachAccountable
Bevat:
- CRM (cliëntbeheer)
- Agenda/planning
- Notities/dossiers
- Facturatie
- Cliëntportaal
Voordeel: Alles op één plek, geïntegreerd. Nadeel: Maandelijkse kosten.
Optie 2: Losse Tools Combineren
Voorbeeld:
- Google Calendar (agenda)
- Notion/Airtable (CRM)
- Moneybird (facturatie)
- Google Drive (documenten)
Voordeel: Flexibel, vaak goedkoper. Nadeel: Niet geïntegreerd, meer handwerk.
Optie 3: Minimaal (Startend)
Voorbeeld:
- Google Calendar
- Excel/Sheets (cliëntenlijst)
- Word/Docs (facturen)
- Map op computer (dossiers)
Voordeel: Gratis. Nadeel: Niet schaalbaar, foutgevoelig.
Aanbeveling: Start simpel, maar upgrade naar coaching software zodra je 10+ actieve cliënten hebt. De tijdsbesparing betaalt de kosten ruim terug.
Veelgemaakte Fouten van Startende Coaches
Als je net begint, maak je waarschijnlijk een paar van deze fouten. Het goede nieuws: ze zijn allemaal te voorkomen.
Fout 1: Geen Zakelijke Bankrekening
Het probleem: Je gebruikt je privérekening voor zakelijke transacties. Alles loopt door elkaar en bij je belastingaangifte moet je elke transactie handmatig uitzoeken.
De oplossing: Open direct een zakelijke rekening. Kost vaak €5-10/maand, bespaart je uren aan het einde van het jaar.
Fout 2: Facturen Uitstellen
Het probleem: Je geeft een sessie, denkt “ik stuur de factuur morgen” en twee weken later vraag je je af of je ooit hebt gefactureerd.
De oplossing: Factureer direct na de sessie. Of nog beter: laat je software het automatisch doen. Bij Blooom kun je facturen automatisch versturen na elke sessie.
Fout 3: Notities in Je Hoofd Bewaren
Het probleem: Je denkt dat je alles onthoudt. Drie weken later weet je niet meer wat er in sessie 4 is besproken.
De oplossing: Direct na elke sessie 5-10 minuten nemen voor sessienotities. Geen uitzonderingen.
Fout 4: Geen Contracten of Algemene Voorwaarden
Het probleem: Je begint met cliënten zonder duidelijke afspraken. Als er een conflict ontstaat, heb je niets om naar te verwijzen.
De oplossing: Gebruik altijd een coachcontract. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet er zijn.
Fout 5: Werk en Privé Door Elkaar
Het probleem: Je appt met cliënten via je privé-WhatsApp, hebt geen vaste werktijden, en voelt je 24/7 “aan”.
De oplossing: Grenzen stellen. Aparte communicatiekanalen, vaste beschikbaarheid, duidelijke verwachtingen. Zie ook: WhatsApp alternatief voor coaches.
Fout 6: Te Laat Beginnen met Administratie
Het probleem: Je focust eerst op cliënten werven en “doe de admin later wel.” Tegen de tijd dat je begint, heb je een berg achterstallig werk.
De oplossing: Begin vanaf dag 1 met een simpel systeem. Ook al heb je maar één cliënt—de gewoontes die je nu bouwt, schalen mee.
Checklist: Basis-Setup in Één Dag
Gebruik deze checklist om je administratie in één dag op te zetten. Je hoeft niet alles perfect te hebben, maar deze basis voorkomt de meeste problemen.
Ochtend: Financieel (2 uur)
- Zakelijke bankrekening openen (of aanvragen)
- Facturatietool kiezen (Moneybird, E-boekhouden, of coaching software)
- Factuurtemplate maken met alle verplichte elementen
- Factuurnummering bepalen (bijv. 2026-001)
- Beslissen: zelf boekhouding of boekhouder
Middag: Cliënten & Planning (2 uur)
- CRM/cliëntbeheer kiezen (Excel, Notion, of coaching software)
- Eén primaire agenda instellen
- Self-booking tool opzetten (Calendly, Cal.com, of via software)
- Automatische herinneringen instellen
- Buffer tussen sessies plannen
Einde dag: Documenten & Processen (2 uur)
- Coaching contract/overeenkomst template maken
- Algemene voorwaarden opstellen
- Privacyverklaring schrijven (AVG)
- Sessienotities template maken
- Mappenstructuur opzetten (digitaal)
Bonus: Wekelijkse routine vastleggen
- Vast moment voor admin (bijv. vrijdagmiddag 16:00)
- Checklist voor wekelijkse review
- Backup-routine voor data
Tip: Print deze checklist uit en werk hem af. Aan het einde van de dag heb je de basis op orde—ook al verfijn je later nog.
Case Study: Van Chaos naar Systeem
De coach: Peter, executive coach, 2 jaar ervaring.
De situatie:
- Facturen in Word (vergat vaak te versturen)
- Cliëntinfo in e-mail, notities op papier
- Geen overzicht openstaande betalingen
- Paniek bij belastingaangifte
- 6+ uur per week aan “administratie”
De verandering:
Week 1: Opruimen
- Alle cliëntinfo verzameld
- Alle facturen van het jaar opgezocht
- Categorieën gemaakt
Week 2: Tool Kiezen
- Coaching software gekozen (Blooom)
- Data gemigreerd
- Templates opgezet
Week 3: Werkwijze
- Na elke sessie: notities direct in systeem
- Factuur met één klik
- Wekelijkse 30 min “admin-blok”
Week 4+: Routine
- Maandelijkse check: openstaand, inkomsten, planning
- Kwartaal: boekhouder voeden
Resultaat na 3 maanden:
| Metric | Voor | Na |
|---|---|---|
| Admin-tijd/week | 6+ uur | 2 uur |
| Vergeten facturen | Regelmatig | 0 |
| Overzicht financiën | Geen | Real-time |
| Stress belastingaangifte | Hoog | Laag |
| Cliëntdossiers compleet | 60% | 100% |
“Ik had altijd het gevoel dat ik iets vergat. Nu heb ik overzicht en rust. Die 2 uur per week is het waard—en ik doe eigenlijk minder dan voorheen.” — Peter, Executive Coach
Wekelijkse en Maandelijkse Routine
Wekelijks (30-60 min)
- Alle sessies gefactureerd?
- Notities bijgewerkt?
- Agenda komende week klopt?
- Openstaande facturen gecheckt?
Maandelijks (1-2 uur)
- Inkomsten vs. uitgaven overzicht
- Openstaande facturen opvolgen
- Cliëntenoverzicht actueel
- Planning komende maand
- Back-up van data
Jaarlijks
- Belastingaangifte (of aanleveren boekhouder)
- Tarieven evalueren
- Contracten/voorwaarden updaten
- Verzekeringen checken
Veelgestelde Vragen
Heb ik een boekhouder nodig?
Als starter met simpele situatie: Niet per se. Een goede boekhoudtool en jaarlijkse check door een boekhouder kan voldoende zijn.
Als je groeit of complexere situatie: Ja. Investering in een boekhouder (€100-200/maand) voorkomt fouten en bespaart je tijd.
Hoe lang moet ik administratie bewaren?
- Financieel: 7 jaar (wettelijk)
- Contracten: 7 jaar na afloop
- Cliëntnotities: 2 jaar na afronding (advies)
- E-mails: Belangrijke correspondentie bewaren
Mag ik alles digitaal bewaren?
Ja, mits je het kunt reproduceren (printen) wanneer nodig. Zorg voor goede back-ups.
Hoeveel tijd kost administratie?
Met goed systeem: 2-4 uur per week. Zonder systeem: 6-10 uur per week + stress.
Administratie Checklist
Financieel
- Zakelijke bankrekening
- Facturatie systeem
- Boekhouding (zelf of uitbesteed)
- BTW-regeling duidelijk
Cliënten
- Centraal CRM/systeem
- Dossiers per cliënt
- AVG-compliant opslag
- Contracten ondertekend
Planning
- Eén centrale agenda
- Self-booking (optioneel)
- Automatische herinneringen
- Buffer tussen sessies
Wettelijk
- KVK actueel
- Algemene voorwaarden
- Privacyverklaring
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Conclusie: Administratie als Fundament
Goede administratie is geen doel op zich—het is het fundament voor een professionele praktijk:
✅ Financieel op orde — Weten wat er binnenkomt en uitgaat
✅ Cliënten georganiseerd — Alles vindbaar, niets vergeten
✅ Planning gestroomlijnd — Geen dubbele boekingen, geen chaos
✅ Wettelijk compliant — Geen verrassingen
✅ Minimale tijd — 2-4 uur per week met goed systeem
Investeer een keer in het opzetten. Profiteer jarenlang van de rust.
Administratie professioneel aanpakken?
Met Blooom beheer je cliënten, planning, notities en facturatie op één plek. Minder admin, meer coaching.
Start gratis trial →Verder leren:
- Facturen maken coach — Facturatie op orde
- Klantenbeheer coaches — CRM voor coaches
- Sessienotities maken — Professioneel documenteren
- Coaching administratie complete gids — Alles in detail