Facturen Maken als Coach: Complete Gids met Templates

Facturatie is niet sexy, maar wel essentieel. Een goede factuur is professioneel, wettelijk correct, en zorgt dat je betaald wordt. Een slechte factuur kost je geld, tijd, en reputatie. Deze gids geeft je alles wat je moet weten.

Wat Moet Er Op Een Factuur Staan?

Wettelijk Verplicht

Optioneel Maar Slim

• Betalingsreferentie: Factuurnummer in omschrijving
• Contact voor vragen: E-mail/telefoon
• Voorwaarden: Link naar algemene voorwaarden
• Logo: Professionele uitstraling

Wettelijk Verplichte Factuurelementen (Belastingdienst)

De Belastingdienst stelt specifieke eisen aan facturen. Een onvolledige factuur kan problemen opleveren bij controle—en je cliënt kan de BTW niet aftrekken als er elementen missen.

Verplicht voor Alle Facturen

Bij BTW-Vrijstelling Verplicht

Als je vrijgesteld bent, moet je de wettelijke grondslag vermelden:

“Prestatie vrijgesteld van omzetbelasting op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel o, Wet op de omzetbelasting 1968”

Optioneel Maar Professioneel

BTW-Vrijstelling voor Coaches: CRKBO en Artikel 11

Twee BTW-Scenario’s

Scenario 1: Je rekent 21% BTW

• Standaardsituatie voor ondernemers
• Je rekent BTW bovenop je tarief
• Je draagt kwartaal BTW af aan de Belastingdienst
• Je kunt BTW op zakelijke aankopen terugvragen

Scenario 2: Je bent BTW-vrijgesteld

• Je valt onder de onderwijsvrijstelling
• Je rekent geen BTW
• Eenvoudigere administratie
• Je kunt geen BTW terugvragen op aankopen

De Onderwijsvrijstelling (Art. 11 lid 1 sub o Wet OB)

Coaching kan onder de BTW-vrijstelling voor onderwijs vallen als:

1. De dienst primair gericht is op overdracht van kennis/vaardigheden
2. De coach een relevante opleiding/kwalificatie heeft
3. De activiteit voldoet aan de definitie van “onderwijs”

Belangrijk: Dit is interpretatie-afhankelijk. Sommige inspecteurs zien coaching als onderwijs, anderen niet.

CRKBO-Registratie

Het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs (CRKBO) biedt een route naar erkende BTW-vrijstelling.

Wat is CRKBO?

• Register voor aanbieders van kort beroepsonderwijs
• Registratie betekent dat je als onderwijsinstelling wordt erkend
• Geregistreerde instellingen zijn BTW-vrijgesteld

Eisen voor CRKBO-registratie:

• Kwaliteitssysteem aantoonbaar
• Competente docenten/coaches
• Evaluatie- en klachtenprocedure
• Adequate voorlichting aan cursisten
• Minimaal 6 maanden actief

Kosten CRKBO:

• Eenmalige audit: €500-1.000
• Jaarlijkse registratie: ±€200

Voordelen:

• Duidelijke BTW-vrijstelling
• Kwaliteitskeurmerk
• Zakelijke opdrachtgevers herkennen CRKBO

Nadelen:

• Administratieve last
• Jaarlijkse kosten
• Niet voor iedereen haalbaar/zinvol

Hoe Vraag Je BTW-Vrijstelling Aan?

Route 1: Via CRKBO

1. Aanvraag CRKBO-registratie
2. Audit door CRKBO-auditor
3. Bij goedkeuring: automatisch BTW-vrijgesteld
4. Meld aan bij Belastingdienst

Route 2: Zelf bij Belastingdienst (riskanter)

1. Onderbouwing waarom jouw coaching “onderwijs” is
2. Schriftelijk verzoek aan Belastingdienst
3. Beoordeling per geval
4. Kans op afwijzing—dan moet je alsnog BTW rekenen

Aanbeveling

Wanneer Factureer Je?

Optie 1: Direct Na Sessie

• Factuur binnen 24 uur
• Helder voor cliënt
• Snelle betaling

Nadeel: Veel losse facturen bij frequente sessies

Optie 2: Per Maand Gebundeld

• Alle sessies van de maand op één factuur
• Minder facturen
• Overzichtelijker voor cliënt

Nadeel: Langere betaaltermijn, groter risico

Optie 3: Vooraf Per Traject

• Hele traject vooraf factureren
• Zekerheid voor jou
• Commitment van cliënt

Nadeel: Kan drempel zijn voor nieuwe cliënten

Optie 4: Hybride

• Eerste sessie/intake: direct vooraf
• Vervolgsessies: per maand of per 5 sessies

Factuursoftware Vergelijking

Handmatig factureren in Word of Excel werkt, maar kost tijd en is foutgevoelig. Software automatiseert en professionaliseert.

Wat Past Bij Jou?

Alleen facturatie nodig? → Moneybird of e-Boekhouden (boekhoudpakket met facturatie)

Alles-in-één voor je praktijk? → Blooom (coaching software met facturatie, planning, CRM)

Budget is prioriteit? → Wave (gratis) of e-Boekhouden (€10/maand)

Je hebt een boekhouder? → Vraag wat zij gebruiken/aanbevelen—vaak Exact of Moneybird

Integratie Overwegingen

Als je coaching software gebruikt (Blooom, Practice Better), check of facturatie ingebouwd is:

• Factureren direct vanuit je cliëntdossier
• Automatische koppeling sessie → factuur
• Overzicht openstaande bedragen per cliënt
• Eén tool minder te beheren

Herinneringen en Aanmaningsproces

Late betalingen komen voor. Een systematisch proces voorkomt ongemakkelijke gesprekken.

Het Volledige Proces

Herinnering 1: Vriendelijk (Dag 1 na vervaldatum)

Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer]

Beste [naam],

Onze factuur [nummer] van [datum] ad €[bedrag] was vervallen 
op [vervaldatum]. Wellicht is het je ontschoten.

Kun je het bedrag overmaken naar [IBAN] o.v.v. [factuurnummer]?

Bij vragen hoor ik graag.

Hartelijke groet,
[naam]

Herinnering 2: Zakelijk (Dag 7)

Onderwerp: Tweede herinnering: factuur [nummer]

Beste [naam],

Dit is een tweede herinnering voor factuur [nummer] ad €[bedrag].
De vervaldatum was [datum].

Wil je het bedrag zo spoedig mogelijk overmaken?

Als er iets speelt waardoor betaling lastig is, neem dan contact 
op—we vinden samen een oplossing.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Aanmaning (Dag 14)

Onderwerp: Aanmaning: factuur [nummer]

Geachte [naam],

Ondanks eerdere herinneringen is factuur [nummer] ad €[bedrag] 
nog niet voldaan.

Ik verzoek u het bedrag binnen 7 dagen over te maken. Zonder 
betaling ben ik genoodzaakt verdere stappen te ondernemen.

[IBAN, referentie]

Met vriendelijke groet,
[naam]

Tips voor Effectieve Incasso

Voorkom het probleem:

• Factureer vooraf waar mogelijk
• Betalingsvoorwaarden in contract
• Automatische incasso overwegen

Tijdens het proces:

• Automatiseer herinneringen (scheelt emotie)
• Houd het zakelijk, niet persoonlijk
• Bel na 2e herinnering—vaak effectiever dan mail

3 Kant-en-Klare Factuur Templates

Template 1: Losse Sessie

[LOGO]

FACTUUR

Van:                              Aan:
[Jouw Praktijk]                   [Cliëntnaam]
[Adres]                           [Adres]
KVK: [nummer]                     
BTW: [nummer of vrijgesteld]      

Factuurnr: 2026-015               Datum: 15-02-2026
                                  Vervaldatum: 01-03-2026

────────────────────────────────────────────────────────
OMSCHRIJVING                                    BEDRAG
────────────────────────────────────────────────────────
Coaching sessie (60 min) d.d. 12-02-2026      € 120,00
────────────────────────────────────────────────────────
Subtotaal                                      € 120,00
BTW 21%                                        €  25,20
────────────────────────────────────────────────────────
TOTAAL                                         € 145,20
────────────────────────────────────────────────────────

Betaling binnen 14 dagen naar:
IBAN: NL00 BANK 0123 4567 89
t.n.v. [Jouw Praktijk]
o.v.v. factuurnummer 2026-015

Template 2: Traject (Termijnbetaling)

[LOGO]

FACTUUR - Termijn 1 van 3

Van: [Jouw Praktijk]              Aan: [Cliëntnaam]
KVK: [nummer]

Factuurnr: 2026-016               Datum: 15-02-2026

────────────────────────────────────────────────────────
OMSCHRIJVING                                    BEDRAG
────────────────────────────────────────────────────────
Loopbaancoaching Traject "Nieuwe Richting"
10 sessies + online ondersteuning
Totale trajectprijs: € 1.500,00

Termijn 1 van 3                                € 500,00
────────────────────────────────────────────────────────
BTW vrijgesteld (art. 11 lid 1 sub o Wet OB)   €   0,00
────────────────────────────────────────────────────────
TOTAAL                                         € 500,00
────────────────────────────────────────────────────────

Termijnschema:
- Termijn 1: € 500,00 (deze factuur)
- Termijn 2: € 500,00 (01-04-2026)
- Termijn 3: € 500,00 (01-06-2026)

Template 3: Groepsprogramma

[LOGO]

FACTUUR

Van: [Jouw Praktijk]              Aan: [Deelneemster]
KVK: [nummer]

Factuurnr: 2026-017               Datum: 15-02-2026

────────────────────────────────────────────────────────
OMSCHRIJVING                                    BEDRAG
────────────────────────────────────────────────────────
Groepsprogramma "Burn-out Herstel"
8 weken | start 01-03-2026
Incl: 8 groepssessies, werkboek, community

Deelname                                       € 450,00
────────────────────────────────────────────────────────
BTW 21%                                        €  94,50
────────────────────────────────────────────────────────
TOTAAL                                         € 544,50
────────────────────────────────────────────────────────

Annuleren kosteloos tot 14 dagen voor start.

Basis Factuur Template

[LOGO]

FACTUUR

Van:                              Aan:
[Jouw Bedrijfsnaam]              [Klantnaam]
[Adres]                          [Adres]
[Postcode, Plaats]               [Postcode, Plaats]

KVK: [nummer]
BTW: [nummer of "vrijgesteld"]

Factuurnummer: [JJJJ-NNN]
Factuurdatum: [datum]
Vervaldatum: [datum + betaaltermijn]

────────────────────────────────────────────────────
OMSCHRIJVING                          BEDRAG
────────────────────────────────────────────────────
Coaching sessie d.d. [datum]          € [bedrag]
[eventueel meer regels]
────────────────────────────────────────────────────
Subtotaal                             € [bedrag]
BTW 21%                               € [bedrag]
                                      ──────────
TOTAAL                                € [bedrag]
────────────────────────────────────────────────────

Betaling binnen [X] dagen op:
IBAN: [nummer]
t.n.v. [naam]
o.v.v. factuurnummer [nummer]

Vragen? [email/telefoon]

Gebruik de Factuur Generator voor een kant-en-klare versie.

Case Study: Van Chaos naar Automatisering

De coach: Marieke, loopbaancoach, 4 jaar ervaring.

De situatie:

• Facturen maken in Word
• Handmatig nummeren (met fouten)
• Geen overzicht van openstaande bedragen
• Gemiddeld 4 uur per maand aan facturatie
• Regelmatig betalingsherinneringen vergeten

De verandering:

Stap 1: Tool Kiezen Marieke koos coaching software (Blooom) met geïntegreerde facturatie.

Stap 2: Templates Instellen

• Standaard factuur-template met alle verplichte elementen
• Automatische nummering
• Eigen logo en huisstijl

Stap 3: Automatisering

• Factuur na sessie met één klik
• Automatische betalingsherinneringen
• Dashboard met openstaande bedragen

Resultaat na 3 maanden:

“Ik had geen idee hoeveel tijd ik kwijt was aan handmatig factureren. Nu klik ik na een sessie op ‘verstuur factuur’ en het gebeurt. De automatische herinneringen zorgen dat ik sneller betaald krijg zonder er zelf aan te hoeven denken.” — Marieke, Loopbaancoach

Omgaan met Late Betalingen

Stap 1: Automatische Herinnering (dag 1 na vervaldatum)

Onderwerp: Herinnering: factuur [nummer]

Beste [naam],

Onze factuur [nummer] van [datum] ad €[bedrag] is nog niet betaald.
Wellicht is het je ontschoten.

Kun je het bedrag overmaken naar [IBAN] o.v.v. [factuurnummer]?

Bij vragen hoor ik graag.

Met vriendelijke groet,
[naam]

Stap 2: Tweede Herinnering (dag 7)

Onderwerp: Tweede herinnering: factuur [nummer]

Beste [naam],

Dit is een tweede herinnering voor factuur [nummer] ad €[bedrag].
De vervaldatum was [datum].

Wil je het bedrag zo spoedig mogelijk overmaken?

[IBAN, referentie]

Met vriendelijke groet,
[naam]

Stap 3: Laatste Aanmaning (dag 14)

Onderwerp: Laatste aanmaning: factuur [nummer]

Beste [naam],

Ondanks eerdere herinneringen is factuur [nummer] nog niet voldaan.

Als ik het bedrag niet binnen 7 dagen ontvang, ben ik genoodzaakt 
verdere stappen te ondernemen.

[IBAN, referentie]

Met vriendelijke groet,
[naam]

Stap 4: Incasso (optioneel)

Bij hardnekkige wanbetalers: incassobureau of factoring.

Veelgestelde Vragen

Moet ik als coach BTW rekenen?

Dat hangt af van je situatie. Sommige coaches vallen onder de onderwijsvrijstelling, anderen niet. Check dit met een boekhouder—verkeerde BTW-behandeling kan leiden tot naheffingen.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

7 jaar. Dit is fiscaal verplicht. Digitaal bewaren mag, mits je ze kunt reproduceren.

Wat als een cliënt niet betaalt?

Stuur herinneringen (zie hierboven). Bij aanhoudende wanbetaling: incassobureau of klein bedrag afschrijven. Voorkom dit door vooraf te factureren.

Moet ik een boekhoudprogramma gebruiken?

Niet verplicht, maar sterk aan te raden zodra je >10 facturen per maand stuurt. Excel kan, maar boekhoud- of coaching software met facturatie is efficiënter en minder foutgevoelig.

Wat is een redelijke betaaltermijn?

14 dagen is standaard voor particulieren. 30 dagen voor zakelijke cliënten (vaak hun standaard). Communiceer je termijn duidelijk.

Expert Inzichten

“Facturatie is geen administratieve last—het is het moment waarop je betaald wordt voor je werk. Behandel het met dezelfde professionaliteit als je coaching.” — Joanna Lott, Business Coach

“The coaches who struggle financially often struggle with invoicing—they delay it, underprice it, or forget it. The money you earn only counts when it’s in your account.” — Rich Litvin, High-Performance Coach

Facturatie Checklist

Per Factuur

• Alle verplichte elementen aanwezig
• Factuurnummer oplopend en uniek
• BTW correct (of vrijstelling vermeld)
• Omschrijving specifiek genoeg
• Betaalgegevens compleet
• Verstuurd naar juiste persoon/adres

Maandelijks

• Alle sessies gefactureerd
• Openstaande facturen gecheckt
• Herinneringen verstuurd indien nodig
• Binnenkomsten gematcht met facturen

Jaarlijks

• Alle facturen gearchiveerd
• BTW-aangifte compleet
• Omzet geanalyseerd
• Tarieven geëvalueerd

Conclusie: Factureren als Professional

Goede facturatie is:

✅ Compleet — Alle verplichte elementen aanwezig

✅ Snel — Direct na sessie of vooraf

✅ Consistent — Standaard template, oplopende nummers

✅ Geautomatiseerd — Zo min mogelijk handmatig

✅ Opgevolgd — Herinneringen bij late betaling

Je bent een professional. Je facturen moeten dat uitstralen.

Verder leren:

• Coaching administratie — De basis op orde
• Coach tarieven Nederland — Wat reken je?
• Coaching pakketten samenstellen — Anders factureren
• Factuur Generator — Maak direct je factuur