Jouw cliëntgegevens blijven van jou

Als coach ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je cliënten. Blooom is de verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst (DPA). Jij bepaalt wat je vastlegt, wij zorgen dat het veilig en conform de AVG gebeurt.

Alles binnen de EU

De database, de bestandsopslag en de verwerking van de gevoeligste gegevens (audio, transcripten en AI-samenvattingen) zijn ingericht op de Europese Unie. Voor specifieke onderdelen werken we met zorgvuldig gekozen sub-verwerkers, elk met een duidelijk doel. De volledige, actuele lijst is openbaar in te zien.

Strikte scheiding tussen coaches

Elke coach ziet uitsluitend zijn of haar eigen gegevens. Dat is afgedwongen op databaseniveau: gegevens van de ene coach zijn technisch onbereikbaar voor de andere, niet alleen in de interface maar in de database zelf. Onderliggende gegevens zoals trajecten, sessies en notities erven die scheiding automatisch.

Versleuteling

Onderweg: al het verkeer loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS), die bovendien voor langere tijd wordt afgedwongen.
In rust: de database en bestandsopslag zijn versleuteld opgeslagen.
Extra gevoelige velden zoals betaalsleutels worden apart versleuteld voordat ze worden opgeslagen.

Veilige toegang voor cliënten

Cliënten komen in hun eigen portaal via beveiligde, tijdelijke toegangslinks of een eenmalige inlogcode, zonder dat ze zelf een account hoeven aan te maken. Elke link is aan één cliënt gebonden en verloopt automatisch. Documenten en opnames staan in privé-opslag en zijn nooit via een openbare link bereikbaar: het systeem maakt per keer een kortlevende, ondertekende link aan, en alleen nadat is gecontroleerd dat de gebruiker er recht op heeft.

Betalingen zonder betaalgegevens bij ons

Betalingen lopen via Mollie. De betaalpagina wordt door Mollie zelf gehost, dus Blooom slaat geen creditcard- of bankgegevens op. Wij ontvangen alleen de bevestiging dat een betaling gelukt is.

Opnames, transcripties en AI

Coachgesprekken zijn het meest vertrouwelijke wat er is. Dit pad is daarom extra zorgvuldig ingericht:

Toestemming eerst. Een opname kan niet worden verwerkt zonder vastgelegde toestemming. Die toestemming wordt onwijzigbaar gelogd, zodat je altijd kunt aantonen dat het correct is gegaan.
Binnen de EU. Transcriptie en AI-samenvatting gebeuren uitsluitend op Europese servers. De gegevens verlaten de EU niet.
Geen model-training. De transcriptie- en AI-dienst gebruikt jouw gesprekken niet om AI-modellen te trainen.
Transcript direct verwijderd. Zodra Blooom het transcript heeft opgeslagen in onze eigen EU-database, wordt de kopie bij de transcriptiedienst direct verwijderd. Wij bewaren uitsluitend onze eigen kopie.
Automatisch opruimen. Audio-opnames in onze opslag worden standaard na 30 dagen automatisch verwijderd; de samenvatting blijft behouden. Een cliënt ziet een samenvatting bovendien pas als de coach die bewust deelt.

De AVG-rechten van jouw cliënten, ingebouwd

Inzage en dataportabiliteit: zowel de coach als de cliënt kunnen de gegevens exporteren als gestructureerd bestand.
Rectificatie: gegevens zijn aan te passen.
Vergetelheid: een verwijderverzoek wordt na een korte wachtperiode volledig en automatisch uitgevoerd, inclusief het opruimen van bestanden.
Verantwoording: belangrijke gebeurtenissen worden gelogd, met een aparte toegangslog voor persoonsgegevens.

Facturen bewaren we conform de wettelijke bewaarplicht, waarbij de persoonsgegevens na verwijdering van een cliënt worden losgekoppeld.

Transparant vastgelegd

We werken met een verwerkersovereenkomst en een openbare lijst van sub-verwerkers, en we hebben een vastgelegde datalekprocedure met melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens waar dat vereist is. Onze volledige privacyverklaring licht alles verder toe. Heb je specifieke vragen van jou of je assistente? Mail ons gerust op privacy@blooom.nl.

Privacy & beveiliging