Privacy & beveiliging

Jouw cliëntgegevens blijven van jou

Als coach ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je cliënten. Blooom is de verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht, vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. Jij bepaalt wat je vastlegt, wij zorgen dat het veilig en conform de AVG gebeurt.

Waar de gegevens staan en wie ze verwerkt

De opslag en verwerking van je cliëntgegevens gebeuren in de Europese Unie. De enige uitzondering is een koppeling met Google Agenda die je zelf aanzet: Google kan de afspraak, met de naam van de cliënt, ook in de VS opslaan. Een aantal van onze leveranciers is Amerikaans; voor het moederbedrijf gelden dan aanvullend de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De volledige en actuele lijst, met de grondslag voor doorgifte en de verwerkersovereenkomst van elke partij, staat op de subverwerkerspagina. Voegen we een partij toe, dan laten we je dat minstens 30 dagen vooraf weten, zodat je bezwaar kunt maken.

Strikte scheiding tussen coaches

Elke coach ziet uitsluitend zijn of haar eigen gegevens. Dat is afgedwongen op databaseniveau: gegevens van de ene coach zijn technisch onbereikbaar voor de andere, niet alleen in de interface maar in de database zelf. Onderliggende gegevens zoals trajecten, sessies en notities erven die scheiding automatisch.

Versleuteling

• Onderweg: al het verkeer loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS), die bovendien voor langere tijd wordt afgedwongen.
• In rust: de database, de bestandsopslag en de back-ups zijn versleuteld opgeslagen.
• Extra gevoelige velden zoals betaalsleutels worden apart versleuteld voordat ze worden opgeslagen.

Veilige toegang voor cliënten

Cliënten komen in hun eigen portaal via een persoonlijke toegangslink of een eenmalige inlogcode, zonder dat ze zelf een account hoeven aan te maken. Elke link is aan één cliënt gebonden. Documenten en opnames staan in privé-opslag en zijn nooit via een openbare link bereikbaar: het systeem maakt per keer een kortlevende, ondertekende link aan, en alleen nadat is gecontroleerd dat de gebruiker er recht op heeft.

Betalingen zonder betaalgegevens bij ons

Betalingen lopen via Mollie. De betaalpagina wordt door Mollie zelf gehost, dus Blooom slaat geen creditcard- of bankgegevens op. Wij ontvangen alleen de bevestiging dat een betaling gelukt is.

Opnames, transcripties en AI

Coachgesprekken zijn het meest vertrouwelijke wat er is. Dit pad is daarom extra zorgvuldig ingericht:

• Toestemming eerst. Een opname wordt pas verwerkt als je bevestigt dat de cliënt toestemming gaf. Die bevestiging wordt onwijzigbaar vastgelegd, met tijdstip, zodat je altijd kunt aantonen dat het correct is gegaan.
• Binnen de EU. Transcriptie en samenvatting lopen via AssemblyAI, met Google Gemini als onderliggend taalmodel, uitsluitend via hun Europese servers. De gegevens verlaten de EU niet.
• Geen model-training. Blooom traint geen AI-modellen, en bij AssemblyAI is het gebruik van onze gegevens voor training uitgeschakeld.
• Transcript direct verwijderd. Zodra Blooom het transcript heeft opgeslagen in onze eigen EU-database, wordt de kopie bij AssemblyAI direct verwijderd.
• Automatisch opruimen. Audio en volledige transcriptie van een sessie-opname worden na 30 dagen automatisch verwijderd; de samenvatting blijft staan tot je die zelf weghaalt. Een cliënt ziet een samenvatting pas als jij die bewust deelt.
• AI kan uit. Voor je hele praktijk zet je uit dat AI iets uit zichzelf doet. Per cliënt zet je AI helemaal uit: bij die cliënt gebeurt er niets met AI, ook niet als je zelf op een knop drukt.

Bewaartermijnen

• Cliënt verwijderen: het dossier, de sessies, de berichten en de opnames zijn direct weg. Facturen, contracten en het e-maillog blijven vanwege de wettelijke bewaarplicht bewaard, met de gegevens die erin staan.
• Account opheffen: je hebt 30 dagen om alles te exporteren, daarna verwijderen we alle gegevens. Uit de back-ups is het uiterlijk 90 dagen later verdwenen.
• Sessie-opnames en transcripties: 30 dagen, daarna automatisch verwijderd. Van spraakberichten in de chat verdwijnt de audio na 30 dagen; de uitgeschreven tekst blijft in het gesprek.

De AVG-rechten van jouw cliënten, ingebouwd

• Inzage en dataportabiliteit: zowel de coach als de cliënt kunnen de gegevens exporteren als gestructureerd bestand.
• Rectificatie: gegevens zijn aan te passen.
• Vergetelheid: een verwijderverzoek van een cliënt wordt na een wachtperiode van 30 dagen volledig en automatisch uitgevoerd, inclusief het opruimen van bestanden.
• Verantwoording: belangrijke gebeurtenissen worden gelogd, net als data-exports, het openen van gedeelde documenten en elke toegang door support.

Certificering, eerlijk gezegd

Blooom zelf heeft geen ISO 27001- of NEN 7510-certificering en laat de eigen beveiliging niet periodiek extern auditen. De infrastructuur waarop we draaien is dat wel: Supabase en Vercel hebben SOC 2 Type II, Vercel en AssemblyAI zijn ook ISO 27001-gecertificeerd. De verwerkersovereenkomst geeft je daarnaast het recht om zelf een audit te laten uitvoeren.

Vragen?

Onze volledige privacyverklaring licht alles verder toe. Heb je een vraag die hier niet beantwoord wordt, of wil je het liever even doorpraten? Mail ons op privacy@blooom.nl.