Sessienotities Maken als Coach: Complete Gids

Na een intensieve coaching sessie is het verleidelijk om direct door te gaan naar de volgende afspraak of eindelijk pauze te nemen. Maar die 5-10 minuten om sessienotities te maken? Die zijn cruciaal. Zonder goede notities verlies je context, vergeet je afspraken, en start elke sessie “opnieuw.”

Waarom Sessienotities Essentieel Zijn

Voor Jezelf

• Continuïteit: Je weet waar je gebleven was
• Voorbereiding: Sneller klaar voor volgende sessie
• Patronen zien: Over meerdere sessies herken je thema’s
• Juridische bescherming: Bij klachten heb je documentatie

Voor de Cliënt

• Professionaliteit: De cliënt voelt zich gezien en onthouden
• Consistentie: Geen herhaling van wat al besproken is
• Voortgang: Samen terugkijken op ontwikkeling

Wat Noteer Je Wél (en Wat Niet)

✅ Wél Vastleggen

❌ Niet Vastleggen

De SOAP-Methode voor Sessienotities

SOAP is een bewezen structuur uit de gezondheidszorg, aangepast voor coaching:

S — Subjectief

Wat brengt de cliënt in? Hoe voelt/denkt de cliënt?

“Geeft aan zich overweldigd te voelen door werkdruk. Sliep afgelopen week slecht.”

O — Objectief

Wat observeer jij als coach? Feiten, gedrag, non-verbaal.

“Cliënt oogt vermoeid. Praat sneller dan vorige sessie. Noemde 3 concrete situaties van vorige week.”

A — Analyse/Assessment

Jouw coaching-perspectief. Wat valt op? Welke patronen?

“Patroon van overcommitteren herhaalt zich. Link met waarde ‘behulpzaamheid’ besproken.”

P — Plan

Afspraken, huiswerk, focus volgende sessie.

“Afspraak: 2x per dag 5 min pauze. Huiswerk: waardenoverzicht invullen. Volgende sessie: dieper op patroon.”

Template: Snelle Sessienotitie (5 min)

SESSIENOTITIE
=============
Cliënt: [Naam]
Datum: [DD-MM-JJJJ]
Sessie: [X van Y]

THEMA VANDAAG:
[1-2 zinnen]

KERNMOMENTEN:
- [Inzicht/doorbraak]
- [Belangrijk besproken punt]

AFSPRAKEN:
- Cliënt: [actie]
- Coach: [actie indien van toepassing]

VOLGENDE SESSIE:
- Check-in op: [afspraken]
- Verder met: [thema]

NOTITIES:
[Eventuele extra observaties]

Gebruik de sessienotities template voor een kant-en-klare versie.

Wanneer Maak Je Notities?

Direct Na de Sessie ✅

Voordelen:

• Alles is nog vers
• Details zijn helder
• 5-10 minuten is genoeg

Nadeel:

• Je moet tijd reserveren

Later Op de Dag ⚠️

Voordelen:

• Flexibeler

Nadeel:

• Details vervagen
• Duurt langer (je moet herinneren)
• Risico dat je het vergeet

De Dag Erna ❌

Voordelen:

• Geen

Nadeel:

• 50%+ vergeten
• Duurt 3x zo lang
• Notities zijn incompleet

Case Study: De Waarde van Goede Notities

De coach: Mark, executive coach, 50+ cliënten per jaar.

Het probleem: Mark maakte “mentale notities” en schreef pas aan het eind van de dag wat steekwoorden op. Resultaat: bij elke sessie besteedde hij 10 minuten aan “waar waren we ook alweer?” en miste hij soms gemaakte afspraken.

De verandering:

• Investeerde in coaching software (Blooom)
• Reserveerde 10 minuten na elke sessie
• Gebruikte een vast template

Het resultaat na 3 maanden:

“Ik dacht dat ik tijd bespaarde door notities uit te stellen. In werkelijkheid kostte het me meer tijd én kwaliteit. Nu investeer ik 10 minuten direct na de sessie en bespaar ik 15 minuten voorbereiding plus de mentale last van ‘wat was het ook alweer’.” — Mark, Executive Coach

Veelgemaakte Fouten

❌ Te veel schrijven

Een sessienotitie is geen transcript. Kernpunten, niet alles.

Beter: Maximaal 1 A4 of 300 woorden per sessie.

❌ Te weinig schrijven

“Goed gesprek gehad” is geen notitie.

Beter: Specifiek genoeg dat je over 3 maanden nog weet wat er gebeurde.

❌ Uitstellen

“Ik doe het straks” wordt “ik ben het vergeten.”

Beter: Direct na de sessie, geen uitzonderingen.

❌ Subjectieve oordelen

“Cliënt was weer moeilijk” is onprofessioneel en juridisch risicovol.

Beter: Beschrijf gedrag, niet karakter. “Cliënt onderbrak 5x” is observatie.

❌ Geen structuur

Losse krabbels zijn later onleesbaar.

Beter: Gebruik een template, elke keer hetzelfde format.

Sessienotities en Privacy (AVG)

Je Verplichtingen

1. Minimale gegevens: Leg alleen vast wat nodig is
2. Veilige opslag: Versleuteld, wachtwoord-beveiligd
3. Bewaartermijn: Niet langer dan noodzakelijk (advies: max 2 jaar na afronding)
4. Inzagerecht: Cliënt mag zijn notities inzien
5. Verwijderrecht: Op verzoek moet je kunnen verwijderen

Waar Sla Je Notities Op?

Expert Inzichten

“The notes you take today are the preparation you don’t need to do tomorrow. Invest 10 minutes now, save 30 minutes later.” — Tony Stoltzfus, Master Coach Trainer

“Write your notes as if your client will read them—because legally, they can. This forces professionalism and objectivity.” — Dr. Marcia Reynolds, MCC

“Sessienotities zijn niet voor jouw geheugen—ze zijn voor de continuïteit van het coaching traject. De cliënt verdient een coach die weet waar ze aan werken.” — Michael Bungay Stanier, auteur “The Coaching Habit”

Notities Tijdens vs. Na de Sessie

Tijdens de Sessie

Voordelen:

• Direct vastleggen
• Geen vergeettijd

Nadelen:

• Kan afleiden van contact
• Cliënt kan zich geobserveerd voelen
• Moeilijk bij emotionele momenten

Tip: Als je tijdens de sessie noteert, vertel het: “Ik maak even een aantekening zodat ik dit niet vergeet.”

Na de Sessie

Voordelen:

• Volle aandacht tijdens gesprek
• Kunt reflecteren op wat belangrijk was

Nadelen:

• Moet direct erna gebeuren
• Details kunnen vervagen

Aanbeveling: Noteer tijdens de sessie alleen kernwoorden/triggers. Werk direct erna uit tot volledige notitie.

Checklist: Effectieve Sessienotities

Inhoud

• Datum en sessienummer
• Centraal thema
• 2-3 kernmomenten of inzichten
• Gemaakte afspraken (wie doet wat)
• Huiswerk meegegeven
• Focus volgende sessie

Timing

• Gemaakt binnen 1 uur na sessie
• Buffer ingepland in agenda
• Niet uitgesteld naar “later”

Kwaliteit

• Objectief (observaties, geen oordelen)
• Beknopt maar compleet
• Leesbaar voor toekomstige jij
• Inzichtelijk als cliënt het leest

Privacy

• Veilig opgeslagen
• Minimale persoonsgegevens
• Geen onnodige details over derden

Veelgestelde Vragen

Hoe lang moeten sessienotities zijn?

Ideaal: 150-300 woorden per sessie. Genoeg om context te hebben, kort genoeg om te maken en lezen. Een A4 is het maximum.

Mag ik notities typen op mijn laptop tijdens de sessie?

Ja, maar wees transparant en check of de cliënt het oké vindt. Sommige cliënten ervaren een laptop als barrière. Overweeg een tablet of notitieblok.

Wat als een cliënt zijn notities wil inzien?

Dat is hun recht (AVG). Geef inzage. Tip: schrijf altijd alsof de cliënt meeleest—dan is er nooit een probleem.

Hoe lang moet ik notities bewaren?

Wettelijk: Geen specifieke verplichting voor coaches (anders dan zorg). Advies: 2 jaar na afronding traject, daarna vernietigen. Financieel: Facturen 7 jaar (fiscaal verplicht).

Wat als ik meerdere sessies per dag heb?

Plan 10-15 minuten buffer tussen sessies. Die tijd is voor notities, reset, en eventueel toiletbezoek. Back-to-back sessies leiden tot slechte notities.

Conclusie: Notities als Professionele Basis

Sessienotities zijn geen administratieve last maar professionele basis:

✅ Direct na de sessie — Niet uitstellen, 5-10 minuten investeren

✅ Gestructureerd — Template gebruiken, consistent format

✅ Kernpunten — Niet alles, wel het belangrijke

✅ Objectief — Observaties, geen oordelen

✅ Veilig — AVG-compliant opgeslagen

De 10 minuten die je investeert na elke sessie, verdien je dubbel terug in voorbereiding, continuïteit, en professionaliteit.

Verder leren:

• Voortgang bijhouden coachee — Van notities naar voortgang
• Klantenbeheer coaches — Complete cliëntadministratie
• Coaching administratie — De basis op orde
• Sessienotities template — Kant-en-klare template