Coachcontract Maken: Gids + Template

Het Perfecte Coachcontract Maken: Gids met Template

Een goed coachcontract is meer dan een formaliteit. Het is de basis voor een professionele, duidelijke samenwerking met je cliënt. Het voorkomt misverstanden, beschermt beide partijen en zorgt ervoor dat verwachtingen helder zijn voordat het traject begint.

TL;DR: Een coachcontract bevat 10 essentiële onderdelen: partijgegevens, dienstomschrijving, betaling, planning/annulering, vertrouwelijkheid, grenzen van coaching, privacy (AVG), aansprakelijkheid, klachtenprocedure en ondertekening. Digitale ondertekening is juridisch geldig in Nederland. Combineer een kort contract per cliënt met uitgebreide algemene voorwaarden. Stuur het contract na de intake, vóór de start van het traject.

In deze gids leer je precies wat er in een coachcontract moet staan, waarom elk onderdeel belangrijk is, en hoe je zelf een professioneel contract opstelt. Inclusief voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken. Wil je direct een contract genereren? Gebruik onze gratis contract-generator voor coaches.

Een goed coachcontract beschermt beide partijen en schept duidelijke verwachtingen

Waarom Een Coachcontract?

Sommige coaches vinden contracten “te formeel” of “niet passend bij de warme coachingsrelatie”. Toch zijn er goede redenen om wel een contract te gebruiken — zeker als je bezig bent met het starten van je coachingspraktijk.

Bescherming voor Beide Partijen

Voor jou als coach:

• Duidelijkheid over betaling en annuleringsvoorwaarden
• Bescherming bij klachten of misverstanden
• Juridische basis als er een conflict ontstaat

Voor je cliënt:

• Weet precies wat ze krijgen voor hun geld
• Duidelijkheid over privacy en vertrouwelijkheid
• Weet wat hun rechten en plichten zijn

Professionaliteit

Een contract straalt professionaliteit uit. Het laat zien dat je je werk serieus neemt en dat je cliënt in goede handen is.

Verwachtingsmanagement

Veel problemen in coachtrajecten ontstaan door onduidelijke verwachtingen. Een contract dwingt je om alles vooraf te bespreken — idealiter al tijdens het intake gesprek.

De Essentiële Onderdelen

Een compleet coachcontract bevat tien essentiële onderdelen

Een compleet coachcontract bevat de volgende elementen:

1. Gegevens van Beide Partijen

Begin met de basics:

Coach:
Naam: [Je naam / bedrijfsnaam]
Adres: [Adres]
KvK-nummer: [Nummer]
E-mail: [E-mail]

Cliënt:
Naam: [Naam cliënt]
Adres: [Adres]
E-mail: [E-mail]

2. Omschrijving van de Dienst

Beschrijf concreet wat de cliënt krijgt:

Voorbeeldtekst:

“Dit contract betreft een coachingtraject bestaande uit:

• Een intakegesprek van 60 minuten
• 6 coachsessies van 60 minuten elk
• E-mail support tussen sessies (reactie binnen 48 uur)
• Toegang tot het cliëntportaal met sessienotities en materialen

Het traject richt zich op [omschrijving doel/thema] en heeft een verwachte duur van [X] weken/maanden.”

3. Investering en Betaling

Wees glashelder over kosten:

Voorbeeldtekst:

“De totale investering voor dit traject bedraagt €[bedrag] inclusief 21% BTW.

Betalingsvoorwaarden:

• Betaling geschiedt vooraf via factuur
• Betaling in termijnen is mogelijk: [X] termijnen van €[bedrag]
• De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum
• Bij niet-tijdige betaling kan het traject worden opgeschort”

4. Planning en Annulering

Dit onderdeel voorkomt veel discussies:

Voorbeeldtekst:

“Planning:

• Sessies worden in onderling overleg gepland
• Sessies vinden plaats op [locatie/online via Zoom]
• De cliënt ontvangt een bevestiging per e-mail

Annulering en verzetten:

• Annuleren of verzetten kan kosteloos tot 24 uur voor de sessie
• Bij annulering binnen 24 uur wordt de sessie als gebruikt beschouwd
• De coach informeert de cliënt zo spoedig mogelijk bij onvoorziene omstandigheden

Geldigheid:

• Niet-gebruikte sessies vervallen 6 maanden na startdatum van het traject”

5. Vertrouwelijkheid

Cruciaal voor het vertrouwen:

Voorbeeldtekst:

“De coach behandelt alle informatie die de cliënt deelt als strikt vertrouwelijk. Informatie wordt niet met derden gedeeld, tenzij:

• De cliënt hier expliciet toestemming voor geeft
• Er sprake is van een wettelijke verplichting
• Er acuut gevaar is voor de cliënt of anderen

De cliënt gaat ermee akkoord dat anonieme, niet-herleidbare voorbeelden uit het traject kunnen worden gebruikt voor educatieve doeleinden, tenzij de cliënt hier expliciet bezwaar tegen maakt.”

6. Grenzen van Coaching

Belangrijk om helder te hebben:

Voorbeeldtekst:

“Coaching is geen therapie, psychologische behandeling of medisch advies. De coach is geen arts, psycholoog of therapeut. Bij vermoeden van psychische klachten, medische problemen of crisissituaties zal de coach doorverwijzen naar de juiste hulpverlening.

De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de keuzes en acties die voortkomen uit het coachingtraject.”

7. Privacy en AVG

Verplicht onder de AVG:

Voorbeeldtekst:

“De coach verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens worden:

• Alleen verwerkt voor het uitvoeren van het coachingtraject
• Veilig opgeslagen in [software/systeem]
• Niet langer bewaard dan noodzakelijk (standaard: 2 jaar na afloop traject)
• Op verzoek verwijderd

De volledige privacyverklaring is beschikbaar op [website].

[Optioneel bij gebruik van AI-tools:] De coach maakt gebruik van AI-gestuurde software voor [sessie-samenvattingen/administratie]. Alle data wordt verwerkt conform de AVG.”

8. Aansprakelijkheid

Bescherm jezelf:

Voorbeeldtekst:

“De coach spant zich in om het coachingtraject naar beste kunnen uit te voeren. De coach kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:

• Resultaten die de cliënt wel of niet behaalt
• Keuzes en beslissingen die de cliënt maakt
• Indirecte schade voortvloeiend uit het traject

De maximale aansprakelijkheid van de coach is beperkt tot het bedrag dat de cliënt heeft betaald voor het traject.”

9. Klachtenprocedure

Toon dat je klachten serieus neemt:

Voorbeeldtekst:

“Bij ontevredenheid of klachten:

1. Bespreek de klacht eerst direct met de coach
2. Indien dit niet tot een oplossing leidt, kan een schriftelijke klacht worden ingediend
3. De coach reageert binnen 14 dagen op schriftelijke klachten
4. [Optioneel: Bij aansluiting bij NOBCO/andere beroepsvereniging:] De coach is aangesloten bij [vereniging] en valt onder hun klachtenregeling”

10. Ondertekening

Sluit af met:

Voorbeeldtekst:

“Door ondertekening van dit contract gaan beide partijen akkoord met de hierboven beschreven voorwaarden.

Plaats: _______________ Datum: _______________

Handtekening coach: _______________

Handtekening cliënt: _______________“

Coachcontract vs. Algemene Voorwaarden

Veel coaches vragen zich af: heb ik een contract nodig, algemene voorwaarden, of beide?

Algemene Voorwaarden

• Gelden voor alle cliënten
• Bevatten standaardregels (annulering, betaling, privacy, etc.)
• Worden eenmalig opgesteld
• Moeten vooraf aan de cliënt worden verstrekt

Coachcontract

• Specifiek per cliënt of per traject
• Bevat persoonlijke details (naam, data, specifieke doelen)
• Wordt per cliënt opgesteld en ondertekend
• Kan verwijzen naar de algemene voorwaarden

De Ideale Combinatie

Het meest professioneel is een kort contract per cliënt dat verwijst naar je uitgebreide algemene voorwaarden:

“Op deze overeenkomst zijn de Algemene Voorwaarden van [Bedrijfsnaam] van toepassing. De cliënt verklaart deze te hebben ontvangen en gelezen.”

Dit houdt je contract overzichtelijk terwijl alle juridische details gedekt zijn.

Een ondertekend contract vormt de basis voor een professionele coachingsrelatie

Digitaal vs. Fysiek Ondertekenen

Fysieke Ondertekening

Voordelen:

• Persoonlijk moment
• Geen technische drempels

Nadelen:

• Vraagt om fysieke aanwezigheid
• Moeilijker te archiveren
• Kan zoekraken

Digitale Ondertekening

Voordelen:

• Kan op afstand
• Makkelijk te archiveren
• Juridisch volledig geldig in Nederland
• Sneller en efficiënter

Opties:

• Geïntegreerd in coaching software (zoals Blooom)
• Losse tools: DocuSign, HelloSign, PandaDoc
• Eenvoudig: PDF invullen en terugmailen met “Akkoord” in de e-mail

Veelgemaakte Fouten

1. Te Vaag Zijn

“De cliënt krijgt coaching” is onvoldoende. Specificeer exact wat er wordt geleverd.

2. Geen Annuleringsbeleid

Zonder duidelijk beleid kun je niets doen als een cliënt steeds last-minute afzegt.

3. Privacy Vergeten

De AVG vereist dat je transparant bent over gegevensverwerking. Zonder privacy-clausule ben je niet compliant.

4. Onrealistische Garanties

Beloof geen resultaten die je niet kunt garanderen. Coaching is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.

5. Geen Ondertekening

Een contract dat niet ondertekend is, is veel moeilijker te handhaven. Zorg dat beide partijen tekenen.

Tips voor Implementatie

Digitale contracten zijn juridisch geldig en veel makkelijker te archiveren

Maak het Onderdeel van Je Proces

Stuur het contract na het intakegesprek, voordat je begint met coachen. Dit is het natuurlijke moment — zeker als je met coaching pakketten werkt.

Bespreek het Contract

Stuur niet alleen het contract, maar bespreek de belangrijkste punten. Dit voorkomt dat cliënten tekenen zonder te lezen.

Houd het Leesbaar

Juridische taal is niet nodig. Schrijf in begrijpelijk Nederlands. Het doel is duidelijkheid, niet intimidatie.

Update Regelmatig

Controleer jaarlijks of je contract nog actueel is. Wetgeving verandert, je diensten veranderen, je voorwaarden veranderen.

Blooom Tip

Met Blooom verstur je professionele digitale contracten in enkele klikken. Je stelt eenmalig je contracttemplate in met je eigen voorwaarden, en voor elke nieuwe cliënt wordt automatisch een gepersonaliseerd contract gegenereerd. Cliënten ondertekenen digitaal via hun portal en jij hebt alles netjes gearchiveerd. Geen gedoe met printen, scannen of zoekgeraakte papieren.

Veelgestelde Vragen

Is een coachcontract verplicht?

Nee, een coachcontract is wettelijk niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Het beschermt beide partijen en voorkomt misverstanden over verwachtingen, kosten en voorwaarden. Een mondelinge overeenkomst is juridisch geldig, maar een schriftelijk contract is veel sterker als bewijs.

Wat is het verschil tussen een coachcontract en algemene voorwaarden?

Een coachcontract is een specifieke overeenkomst per cliënt met persoonlijke details (naam, traject, prijs). Algemene voorwaarden zijn standaardregels die voor al je cliënten gelden (annuleringsbeleid, aansprakelijkheid). Idealiter heb je beide: kort contract per cliënt dat verwijst naar je uitgebreide AV.

Kan ik een coachcontract digitaal laten ondertekenen?

Ja, digitale ondertekening is in Nederland juridisch volledig geldig. Tools zoals DocuSign, HelloSign of geïntegreerde functies in coaching software maken dit eenvoudig. Digitaal is zelfs beter: makkelijker te archiveren, geen fysieke aanwezigheid nodig, sneller.

Wanneer stuur ik het contract naar de cliënt?

Direct na het intakegesprek, vóór de start van het betaalde traject. Dit is het natuurlijke moment — de cliënt heeft besloten te willen starten, en het contract formaliseert die afspraak.

Conclusie

Een goed coachcontract hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel compleet zijn. De essentiële onderdelen zijn:

1. Gegevens van beide partijen
2. Omschrijving van wat er geleverd wordt
3. Betaling en betalingsvoorwaarden
4. Planning en annuleringsbeleid
5. Vertrouwelijkheid
6. Grenzen van coaching
7. Privacy (AVG)
8. Aansprakelijkheid
9. Klachtenprocedure
10. Ondertekening

Neem de tijd om een goed contract op te stellen. Het is een investering die je beschermt en bijdraagt aan een professionele uitstraling. Ga direct aan de slag met onze contract-generator en maak in enkele minuten een professioneel coachcontract op maat.