Trajecten Beheren als Coach: Overzicht Houden

Met 5 cliënten houd je alles in je hoofd bij. Met 15 cliënten niet meer. Met 25 cliënten is een systeem geen optie meer—het is een noodzaak. Dit artikel geeft je dat systeem.

Waarom Trajectbeheer Cruciaal Is

Het Probleem Zonder Systeem

Als je praktijk groeit, wordt het geheugen een vijand:

• “Wat had Marloes ook alweer als huiswerk?”
• “Hoeveel sessies heeft Peter nog over?”
• “Wanneer eindigt het traject van Sandra?”
• “Wat was die doorbraak van vorige maand?”

Elke vergissing ondermijnt je professionaliteit en de relatie met je cliënt.

Wat Goed Trajectbeheer Oplevert

Voor jou:

• Geen mentale belasting om dingen te onthouden
• Snelle voorbereiding (10 min in plaats van 30 min zoeken)
• Overzicht over lopende en aflopende trajecten
• Grip op je praktijk en inkomen

Voor je cliënt:

• Continuïteit: je onthoudt alles, ook maanden later
• Professionaliteit: ze merken dat je ze serieus neemt
• Betere coaching: je ziet patronen over meerdere sessies

De Drie Elementen van Trajectbeheer

Een veelgehoorde vraag van coaches is: “Hoe houden ervaren coaches overzicht over al hun cliënten?” Het antwoord zit in drie elementen die samen je trajectbeheer vormen.

Element 1: Cliëntoverzicht

Wat je moet weten van elke cliënt:

Dit is je cockpit. Eén blik en je weet hoe het ervoor staat.

Element 2: Sessienotities

Per sessie vastleggen:

• Datum + sessienummer
• Wat besproken? (kernthema’s)
• Inzichten en doorbraken
• Acties die cliënt gaat doen
• Wat jou opviel (non-verbaal, patroon)
• Vervolgvraag voor volgende sessie

Element 3: Voortgang

• Beginstand (sessie 1): waar stond de cliënt?
• Huidige stand: waar staat de cliënt nu?
• Richting: bewegen ze naar het doel?
• Obstakels: wat blokkeert vooruitgang?
• Mijlpalen: welke doorbraken zijn behaald?

Systemen: Van Simpel naar Geavanceerd

In de praktijk merken veel coaches dat het omslagpunt rond 10-12 cliënten ligt. Daaronder kun je veel in je hoofd houden; daarboven loop je risico op vergissingen.

Fase 1: Spreadsheet (0-8 cliënten)

Wanneer: Starter, weinig cliënten.

Hoe:

• 1 tabblad: Cliëntoverzicht (alle cliënten op een rij)
• Per cliënt: eigen tabblad met sessienotities

Voorbeeld spreadsheet-structuur:

Voordelen: Gratis, simpel, je kent het.

Nadelen: Niet schaalbaar, geen herinneringen, niet professioneel, risico op fouten.

Fase 2: Notion of Airtable (5-15 cliënten)

Wanneer: Je hebt meer structuur nodig maar bent nog niet klaar voor betaalde software.

Hoe:

• Database per cliënt met properties
• Templates voor sessienotities
• Overzichtspagina met filters (actief, aflopend, etc.)
• Relaties tussen cliënten en sessies

Notion-setup voorbeeld:

1. Database “Cliënten” met: naam, status, startdatum, einddatum, sessies
2. Database “Sessies” met: datum, cliënt (relatie), notities
3. Template voor nieuwe sessie-entry
4. Dashboard met gefilterde views

Voordelen: Flexibel, gratis basis, visueel aantrekkelijk, templates.

Nadelen: Zelf inrichten kost tijd, geen agenda-integratie, geen factuur-koppeling.

Fase 3: Coaching Software (10+ cliënten)

Wanneer: Je groeit voorbij de grens van handmatig bijhouden.

Voordelen:

• Cliëntbeheer + notities + agenda + facturatie geïntegreerd
• Één plek voor alles
• Cliëntportaal inbegrepen
• Automatische herinneringen
• Minder administratief werk
• GDPR-compliant opslag

Opties: Blooom (NL), Practice Better, CoachAccountable.

Zie: Klantenbeheer coaches

De Weekroutine voor Trajectbeheer

Voor Elke Sessie (10 min)

1. Open cliëntdossier
2. Lees notities vorige sessie
3. Bekijk acties die cliënt zou doen
4. Formuleer openingsvraag
5. Check: welke sessie is dit? (bijv. 6 van 10)

Na Elke Sessie (10-15 min)

1. Notities schrijven (direct!)
2. Acties noteren
3. Vervolgvraag noteren
4. Status bijwerken indien nodig
5. Eventueel: follow-up mailen naar cliënt

Wekelijks Overzicht (20-30 min, bijv. vrijdag)

1. Komende week: Welke sessies staan gepland?
2. Vervolgacties: Moet ik zelf iets doen? (mailen, voorbereiden)
3. Facturatie: Facturen die verstuurd moeten worden?
4. Aflopende trajecten: Wie eindigt de komende 4 weken?
5. Follow-up: Cliënten die ik moet checken (na afloop, lange pauze)

Maandelijks Review (45-60 min, eerste vrijdag van de maand)

1. Overzicht actieve trajecten: Hoeveel? Capaciteit?
2. Afgelopen maand: Hoeveel sessies gegeven? Omzet?
3. Komende maand: Welke trajecten eindigen? Ruimte voor nieuwe cliënten?
4. Patronen: Welke thema’s komen veel voor? Nichemogelijkheden?
5. Administratie: Alles up-to-date? Achterstallige notities?

Templates voor Trajectbeheer

OATS Sessienotitie Template

CLIËNT: [naam] | SESSIE: [X/Y] | DATUM: [datum]

ONDERWERP:
Wat was het hoofdthema van deze sessie?

ACTIES:
Wat gaat de cliënt doen voor volgende keer?
- [ ] [actie 1]
- [ ] [actie 2]

THEMA'S:
Welke diepere patronen of thema's kwamen op?

SIGNALEN:
Wat viel op? (non-verbaal, emoties, energie, weerstand)

VOLGENDE SESSIE:
Opening vraag / vervolgpunt:

Cliënt Statusoverzicht

NAAM: [naam]
CONTACT: [email] | [telefoon]
STATUS: Actief | Sessie X/Y | Einddatum: [datum]

COACHINGSVRAAG: [kort samengevat]
DOEL: [specifiek, meetbaar]

VOORTGANG: 🟢 Op koers | 🟡 Uitdaging | 🔴 Aandacht nodig

BELANGRIJKE CONTEXT:
[wat je moet onthouden: persoonlijke situatie, gevoeligheden, etc.]

LAATSTE SESSIE: [datum] — [1-zin samenvatting]
VOLGENDE SESSIE: [datum]

FACTURATIE: ✅ Betaald | ⏳ Openstaand €[bedrag]

Traject Afsluiting Checklist

CLIËNT: [naam] | TRAJECT: [type] | AFSLUITDATUM: [datum]

PRE-AFSLUITING:
- [ ] Evaluatiegesprek gepland
- [ ] Terugblik op doelen voorbereid
- [ ] Eventuele vervolgopties doordacht

TIJDENS AFSLUITING:
- [ ] Resultaten besproken
- [ ] Learnings vastgelegd
- [ ] Testimonial gevraagd
- [ ] Doorverwijzing/vervolg besproken

POST-AFSLUITING:
- [ ] Laatste factuur verstuurd
- [ ] Cliënt naar "afgerond" gezet
- [ ] Follow-up gepland (3 maanden)
- [ ] Notities gearchiveerd

Case Study: Van Chaos naar Overzicht

De coach: Femke, business coach, 6 jaar ervaring.

De situatie:

• 18 actieve cliënten
• Notities verspreid (Word-documenten, e-mail, notitieboekje)
• Regelmatig dingen vergeten
• “Ik had een cliënt twee keer naar dezelfde actie gevraagd. Ze merkte het.”
• Stress voor elke sessie: “Wat was ook alweer…?”

Het probleem: Geen systeem = geen overzicht = vergissingen = minder goede coaching = stress.

De oplossing:

Stap 1: Alles samengebracht (Week 1) Alle cliëntinfo naar één plek: Notion. Tijdsinvestering: 4 uur om alles te migreren.

Stap 2: Template gemaakt (Week 1) Vast format voor sessienotities (OATS: Onderwerp, Acties, Thema’s, Signalen). Geen excuses meer voor “hoe moet ik dit opschrijven?”

Stap 3: Weekroutine ingesteld (Week 2) Vrijdagochtend: 30 min overzicht doornemen. Agenda-reminder ingesteld.

Stap 4: Buffer na sessies (Week 2) 15 minuten tussen sessies specifiek voor notities. Notities nooit meer uitstellen.

Stap 5: Migratie naar coaching software (Maand 3) Na 3 maanden Notion overgestapt naar Blooom voor agenda-integratie en facturatie.

Resultaat na 3 maanden:

“Het voelt nu als professioneel. Ik open een cliëntdossier en zie in 2 minuten het complete verhaal. Dat maakt mijn coaching beter—niet minder. En ik slaap beter omdat ik niet bang ben iets te vergeten.” — Femke, Business Coach

Veelgemaakte Fouten

❌ Te Complex Beginnen

De fout: Direct een ingewikkeld systeem met 20 velden en 5 databases.

Het probleem: Je houdt het niet vol.

De oplossing: Start simpel. Voeg toe als je merkt dat je iets mist.

❌ Notities Uitstellen

De fout: “Ik doe de notities vanavond wel.”

Het probleem: Je vergeet 50% van de details.

De oplossing: Buffer na elke sessie. Notities direct.

❌ Informatie op Meerdere Plekken

De fout: Sessienotities in Notion, agenda in Google, facturen in Moneybird, acties in je hoofd.

Het probleem: Niets klopt, je mist dingen, je bent altijd aan het zoeken.

De oplossing: Eén centrale plek. Alles daar.

❌ Geen Routine

De fout: “Ik check wel als ik tijd heb.”

Het probleem: Je hebt nooit tijd. Overzicht verdwijnt.

De oplossing: Vaste momenten. Vrijdag 30 min overzicht.

❌ Geen Voorbereiding

De fout: Sessie beginnen zonder notities te lezen.

Het probleem: “Eh, waar waren we ook alweer?”

De oplossing: 10 minuten prep voor elke sessie. Niet onderhandelbaar.

Privacy en AVG/GDPR

Bewaartermijnen

Wettelijk minimum: 2 jaar na einde traject (fiscale bewaarplicht facturen: 7 jaar)

Aanbevolen voor coaching: 5 jaar (mogelijke vragen, referenties, juridische zekerheid)

Voor zorgprofessionals: 20 jaar (wettelijke dossierplicht)

Veilige Opslag

• Cloud met EU-servers: Zorg dat je tool data in de EU opslaat
• Versleuteling: Kies tools met encryptie
• Sterke wachtwoorden: 2FA waar mogelijk
• Verwerkersovereenkomst: Sluit af met je software-leverancier

Wat Mag Niet?

• Cliëntgegevens in onbeveiligde Excel op je desktop
• Namen + details in WhatsApp-notities
• Dossiers mailen naar jezelf (onversleuteld)
• Gegevens delen zonder toestemming

Veelgestelde Vragen

Hoe lang bewaar ik notities?

Minimaal 5 jaar na einde traject (AVG + zakelijk). Facturen: 7 jaar (fiscaal). Zeker als je in de (para)medische sfeer werkt, gelden langere termijnen. Bewaar veilig en versleuteld.

Mag ik notities maken zonder toestemming?

Ja, voor eigen intern gebruik. Verwerk ze echter niet zonder toestemming in andere documenten of met derden. Informeer cliënten dat je notities bijhoudt (transparantie).

Wat als een cliënt inzage wil?

AVG geeft recht op inzage. Je moet binnen 4 weken kunnen leveren wat je over iemand hebt vastgelegd. Een goed systeem maakt dit makkelijk.

Papier of digitaal?

Digitaal is beter: doorzoekbaar, back-upbaar, deelbaar (met cliënt indien gewenst), minder ruimte.

Papier kan: maar dan scannen/fotograferen en veilig opslaan. Niet alleen papier bewaren.

Moet mijn cliënt toegang hebben tot notities?

Niet verplicht, wel modern. Steeds meer coaches gebruiken een cliëntportaal waar cliënten hun eigen dossier kunnen inzien. Dit versterkt transparantie en eigenaarschap.

Conclusie: Overzicht = Betere Coaching

Trajectbeheer is niet alleen administratie—het maakt je coaching beter:

✅ Continuïteit: Je onthoudt alles, ook maanden later

✅ Professionaliteit: Cliënten merken dat je ze serieus neemt

✅ Patroonherkenning: Over meerdere sessies zie je meer

✅ Grip: Geen vergissingen, geen chaos

✅ Groei: Systemen die meeschalen met je praktijk

✅ Rust: Geen stress over vergeten details

Begin eenvoudig. Bouw uit. Maar begin—liever vandaag dan morgen.

Verder leren:

• Sessienotities coach — Notities die waarde toevoegen
• Klantenbeheer coaches — CRM voor coaching
• Voortgang bijhouden — Meten wat telt
• Coaching administratie — Alles op orde
• Welkom bij Blooom — Professionele coaching software