Coaching Sessie Voorbereiden: Checklist & Best Practices

De beste coaches lijken moeiteloos aanwezig te zijn. Alsof ze precies weten waar de cliënt staat, wat er speelt, en welke richting te verkennen. Dat lijkt magie—maar het is voorbereiding.

Waarom Voorbereiding Ertoe Doet

Zonder Voorbereiding

• “Waar hadden we het ook alweer over?”
• Gemiste afspraken en huiswerk
• Langzame opstart
• Minder diepgang
• Cliënt voelt zich niet onthouden

Met Voorbereiding

• Direct relevant verder
• Afspraken nagekomen
• Efficiënte sessie
• Meer diepgang mogelijk
• Cliënt voelt zich gezien

De 10-Minuten Voorbereiding

Minuut 1-3: Notities Lezen

Open het cliëntdossier en lees:

• Notities vorige sessie
• Kernthema’s en doorbraak-momenten
• Gemaakte afspraken

Vraag jezelf:

• Waar stonden we?
• Wat was het belangrijkste inzicht?
• Wat speelde er emotioneel?

Minuut 4-5: Huiswerk Checken

• Wat was de opdracht?
• Is er iets ingeleverd/gedeeld?
• Wat wil ik hierover vragen?

Minuut 6-7: Traject Overzicht

• Welke sessie is dit? (3 van 10?)
• Wat zijn de overkoepelende doelen?
• Liggen we op schema?
• Is er iets dat aandacht vraagt?

Minuut 8-9: Techniek & Ruimte

Online:

• Videocall link werkt?
• Camera en mic getest?
• Achtergrond acceptabel?
• Notificaties uit?

Offline:

• Ruimte klaar?
• Water/thee?
• Notitieblok?
• Storingen voorkomen?

Minuut 10: Jezelf Centreren

• Drie diepe ademhalingen
• Vorige activiteit loslaten
• Intentie zetten: “Ik ben er volledig voor deze cliënt”

In de praktijk zien coaches die consistent voorbereiden een duidelijk patroon: hun sessies starten sneller, gaan dieper, en leveren betere resultaten. Het verschil zit niet in talent—het zit in discipline. De coaches die “geen tijd hebben” voor voorbereiding zijn vaak dezelfde die klagen over oppervlakkige sessies.

Voorbereiding Checklist

SESSIE VOORBEREIDING CHECKLIST

□ Cliënt: ________________
□ Datum/tijd: ____________
□ Sessie nummer: __ van __

INHOUDELIJK
□ Notities vorige sessie gelezen
□ Kernthema's helder
□ Afspraken/huiswerk gecheckt
□ Trajectdoelen in gedachten

PRAKTISCH
□ Locatie/link klaar
□ Techniek getest (online)
□ Ruimte gereed (offline)
□ Notitieblok/systeem open
□ Storingen voorkomen (telefoon stil, etc.)

MENTAAL
□ Vorige activiteit afgesloten
□ Gecenterd en present
□ Open en nieuwsgierig

VRAGEN OM MEE TE NEMEN
1. ________________________
2. ________________________

Voorbereiding per Sessietype

Eerste Sessie / Intake

Extra voorbereiding:

• Intakeformulier doorgelezen
• Eerste indruk genoteerd
• Mogelijke richtingen overwogen
• Eigen werkwijze paraat (om uit te leggen)

Mindset: Nieuwsgierig, geen aannames, ruimte voor kennismaking.

Vervolgsessie

Standaard voorbereiding:

• Vorige notities
• Huiswerk
• Trajectpositie

Mindset: Continuïteit, voortgang checken, verdieping zoeken.

Tussentijdse Evaluatie

Extra voorbereiding:

• Alle notities tot nu doorlezen
• Patronen identificeren
• Voortgang op doelen voorbereiden
• Vragen voor evaluatie klaarzetten

Mindset: Reflectief, overzicht, koers checken.

Laatste Sessie

Extra voorbereiding:

• Hele traject overzien
• Groei en verandering in kaart
• Afronding structureren
• Eventueel: testimonial vragen voorbereiden

Mindset: Waarderend, afsluitend, toekomstgericht.

Case Study: De Kracht van 10 Minuten

De coach: Thomas, executive coach, 10 jaar ervaring.

De situatie: Thomas coachte 25 cliënten per week. Hij had “geen tijd” voor voorbereiding en ging sessies in “op intuïtie.” Het werkte—maar kon beter.

Het experiment: Thomas besloot 4 weken lang elke sessie 10 minuten voor te bereiden met een vaste checklist.

Wat hij observeerde:

Week 1:

• Sessies startten sneller op
• Minder “waar waren we gebleven” momenten
• Cliënten reageerden positief op dat hij dingen onthield

Week 2:

• Diepere gesprekken doordat basis helder was
• Huiswerk-opvolging consequenter
• Minder cognitieve belasting tijdens sessie

Week 3:

• Patronen zichtbaarder door bewuste trajectreview
• Betere interventies door vooruit te denken
• Meer ruimte voor “in het moment” zijn

Week 4:

• Voorbereiding werd automatisme
• Kwaliteit sessies merkbaar hoger
• Cliënt-feedback: “Je bent nog scherper dan eerst”

Resultaat:

“Ik dacht dat ik geen tijd had voor voorbereiding. In werkelijkheid kostte het me meer tijd en energie om sessies zonder voorbereiding te doen. Die 10 minuten zijn de beste investering van mijn dag.” — Thomas, Executive Coach

Veelgemaakte Fouten

❌ Geen tijd reserveren

Back-to-back sessies zonder pauze = geen voorbereiding mogelijk.

Fix: Plan 15-30 minuten buffer, waarvan 10 voor voorbereiding.

❌ Alleen techniek checken

Ruimte is klaar, maar je weet niet meer wat er vorige keer speelde.

Fix: Inhoudelijke voorbereiding is belangrijker dan technische.

❌ Te veel voorbereiden

30 minuten voorbereiding voor elke sessie is niet houdbaar.

Fix: 10 minuten is genoeg. Houd het simpel en consistent.

❌ Voorbereiden maar niet centreren

Je weet alles, maar je hoofd zit nog bij de vorige cliënt.

Fix: Laatste minuut: ademhalen, loslaten, intentie zetten.

Voorbereiding voor Specifieke Situaties

Wanneer Je Lang Niet Hebt Gezien

Soms zit er weken of maanden tussen sessies (vakantie, pauze in traject).

Extra stappen:

• Lees notities van de laatste 2-3 sessies (niet alleen de laatste)
• Bekijk oorspronkelijke trajectdoelen
• Bereid een “waar staan we” vraag voor
• Verwacht dat er veel is veranderd

Na Een Moeilijke Vorige Sessie

Als de vorige sessie emotioneel of lastig was.

Extra stappen:

• Reflecteer: wat speelde er bij mij?
• Check: moet ik iets benoemen aan het begin?
• Bereid je voor op doorwerking van vorige keer
• Wees extra alert op je eigen emoties

Nieuwe Cliënt (Tweede Sessie)

De tweede sessie is cruciaal—je zet de toon voor het traject.

Extra stappen:

• Lees intakenotities grondig door
• Bereid samenvatting van doelen voor
• Check of er een contract is ondertekend
• Bereid “hoe was het sinds de intake” vraag voor

Online vs. Offline Voorbereiding

Online extra:

• Test techniek 5 minuten voor sessie
• Check achtergrond en belichting
• Zorg dat notificaties uit staan
• Heb backup-telefoonnummer paraat

Offline extra:

• Ruimte klaar (verlichting, temperatuur)
• Water/thee gereed
• Eventuele materialen klaarleggen
• Route check als je op locatie komt

Tools voor Voorbereiding

In Coaching Software

Als je coaching software gebruikt:

• Alle notities op één plek
• Automatische herinnering met cliëntinfo
• Trajectoverzicht in één klik
• Huiswerk-status zichtbaar

Als Je Losse Tools Gebruikt

Maak een systeem:

• Mappenstructuur per cliënt
• Vaste locatie voor notities
• Checklist template (print of digitaal)
• Agenda-blok voor voorbereiding

Expert Inzichten

“The quality of a coaching session is largely determined before it begins. Preparation is not overhead—it’s the foundation of presence.” — Tony Stoltzfus, Master Coach Trainer

“Ik bereid elke sessie voor alsof het de belangrijkste van de dag is. Voor de cliënt is het dat ook—het is hun moment.” — Dr. Marcia Reynolds, MCC

“Reading your notes before a session says: ‘You matter enough for me to remember.’ That alone strengthens the relationship.” — Michael Bungay Stanier, auteur “The Coaching Habit”

Veelgestelde Vragen

Hoeveel tijd moet ik reserveren voor voorbereiding?

10-15 minuten per sessie is voldoende voor reguliere sessies. Voor intakes of evaluaties: 15-20 minuten.

Wat als ik geen notities heb van de vorige sessie?

Dan heb je een ander probleem. Maak altijd sessienotities. Als het te laat is: begin de sessie met een recap-vraag.

Moet ik voor elke sessie voorbereiden?

Ja. Zelfs een snelle scan van vorige notities (2 minuten) is beter dan niets. Consistentie is de sleutel.

Hoe combineer ik voorbereiding met buffer-tijd?

30 min buffer:

• 5 min: afronden vorige sessie (notities)
• 10 min: voorbereiding volgende sessie
• 15 min: pauze, beweging, reset

Wat als ik geen tijd heb voor voorbereiding?

Dan plan je sessies verkeerd. Back-to-back sessies zonder buffer leiden tot slechte voorbereiding, slechte notities, en uiteindelijk slechte coaching. Bouw buffer in—het is niet optioneel.

Kan ik voorbereiding automatiseren?

Deels. Coaching software kan je automatisch herinneren met cliëntinfo en vorige notities. Maar het centreren en mentaal klaarzetten moet je zelf doen.

Wat als de cliënt toch een heel ander onderwerp brengt?

Dat gebeurt. Voorbereiding geeft je een startpunt, geen script. Als de cliënt met iets urgents komt, volg je dat. Je voorbereiding zorgt alleen dat je niet “blind” de sessie in gaat.

Conclusie: Voorbereiding is Professionaliteit

10 minuten voorbereiding maken het verschil:

✅ Notities lezen — Weet waar je staat

✅ Huiswerk checken — Volg op wat je afspreekt

✅ Traject overzien — Zie het grotere plaatje

✅ Techniek klaarzetten — Geen verrassingen

✅ Jezelf centreren — Volledig aanwezig zijn

De beste coaches bereiden voor. Niet omdat ze moeten—maar omdat ze weten dat het werkt.

Verder leren:

• Sessienotities maken — De basis voor voorbereiding
• Coaching vragen lijst — Vragen om mee te nemen
• Coaching traject structureren — Het complete plaatje
• Coaching sessies complete gids — Alles over sessies
• Coaching administratie: complete gids — Van chaos naar systeem