Coaching Notities Maken: Complete Gids met Templates

Sessienotities: essentieel voor goed coachen, maar ook een tijdvreter. Hoe vind je de balans tussen aanwezig zijn in de sessie en voldoende documenteren? En is digitaal beter dan pen en papier?

In dit artikel verkennen we de kunst van coaching notities. Van wat je moet vastleggen tot privacy en AVG, van templates tot de nieuwste AI-oplossingen—alles om je notitie-proces te optimaliseren.

Effectieve sessienotities zijn de brug tussen aanwezig zijn en goed documenteren

Waarom Notities Maken?

Eerst de basis: waarom überhaupt notities?

Voor Jou als Coach

Continuïteit: Onthouden waar je gebleven was, ook na weken.

Patroonherkenning: Terugkerende thema’s zien over sessies.

Voorbereiding: Je kunt de volgende sessie voorbereiden.

Reflectie: Terugkijken op je eigen coachingsproces.

Voor het Traject

Voortgang meten: Waar stond de cliënt, waar staat die nu?

Afspraken nakomen: Welke acties waren afgesproken?

Evaluatie: Aan het eind terugkijken op het hele traject.

Juridisch/Professioneel

Dossiervorming: Bij klachten of vragen heb je documentatie. Zorg dat je hierbij AVG-compliant werkt.

Overdracht: Mocht iemand anders het traject overnemen.

Wat Noteer Je?

Niet alles hoeft opgeschreven. Focus op wat waardevol is voor je klantdossier.

Essentieel

• Datum en duur van de sessie
• Hoofdthema’s die besproken zijn
• Belangrijke uitspraken of doorbraken
• Afgesproken acties voor de cliënt
• Afspraken voor de volgende sessie

Handig

• Emotionele staat (hoe kwam de cliënt binnen, hoe ging die weg?)
• Lichaamstaal of non-verbale signalen
• Jouw observaties en hypotheses
• Vragen voor de volgende keer

Vermijd

• Woordelijk transcript — te veel, te tijdrovend
• Oordelen — houd het feitelijk
• Gevoelige details die niet nodig zijn
• Diagnoses — je bent coach, geen therapeut

Tijdens of Na de Sessie?

Er zijn twee scholen—en een derde optie die het beste van beide combineert.

Tijdens de Sessie Notities Maken

Voordelen:

• Je vangt details op het moment zelf
• Niets wordt vergeten

Nadelen:

• Je bent minder present
• Kan storend zijn voor de cliënt
• Je mist non-verbale signalen

Tips als je dit doet:

• Noteer alleen kernwoorden
• Houd oogcontact, kijk niet te veel naar je notities
• Leg uit aan je cliënt waarom je noteert
• Overweeg pen en papier (minder afleidend dan laptop)

Na de Sessie Notities Maken

Voordelen:

• Je bent volledig present in de sessie
• Geen afleiding voor de cliënt
• Je kunt reflecteren op de sessie als geheel

Nadelen:

• Je vergeet details
• Kost extra tijd na elke sessie

Tips als je dit doet:

• Schrijf direct na de sessie (binnen 10 minuten)
• Houd een vast format aan
• Plan tijd in je agenda

Beide benaderingen hebben voor- en nadelen — de hybride aanpak combineert het beste van twee werelden

De Hybride Aanpak (Aanbevolen)

Veel coaches doen beide:

• Tijdens: alleen kernwoorden of symbolische aantekeningen
• Na: direct uitwerken tot volledige notities

In de praktijk blijkt de hybride aanpak voor de meeste coaches het beste te werken. Je vangt de essentie tijdens de sessie, maar blijft present. Direct erna werk je uit — het kost dan maar 5-10 minuten omdat je triggers hebt.

“Ik schrijf maximaal 5 kernwoorden per sessie op mijn notitieblok. Genoeg om het gesprek te onthouden, niet genoeg om afgeleid te raken. Direct na de sessie — met een kop thee — werk ik uit. Het is mijn ritueel om de sessie af te sluiten.” — Ervaring van coaches in Nederland

Digitaal vs. Pen en Papier

Pen en Papier

Digitaal (Laptop/Tablet/Software)

De trend gaat richting digitaal, maar pen en papier heeft nog steeds voordelen

De Trend: Digitaal Wint

De trend gaat richting digitaal, vooral door:

• Integratie met coaching software
• AI-mogelijkheden voor transcriptie en samenvatting
• Betere archivering en backup
• AVG-compliance (versleuteling, toegangsbeheer)
• Doorzoekbaarheid over alle sessies

Aanbeveling: Start met digitaal als je een nieuwe praktijk begint. Als je al jaren met papier werkt en dat bevalt, blijf daarbij—maar zorg wel voor veilige opslag en backup (afgesloten kast, kopieën).

Privacy en AVG: Wat Je Moet Weten

Coaching notities bevatten vaak gevoelige persoonlijke informatie. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt eisen aan hoe je deze data verzamelt, opslaat en bewaart.

Jouw Verplichtingen als Coach

1. Grondslag: Je hebt een geldige reden nodig om gegevens te verwerken (bij coaching meestal: uitvoering van de overeenkomst of toestemming)

2. Dataminimalisatie: Verzamel alleen wat nodig is. Niet alles hoeft in je notities

3. Bewaartermijn: Bewaar niet langer dan noodzakelijk. Gangbaar voor coaches: 2-5 jaar na afronding traject

4. Beveiliging: Passende technische en organisatorische maatregelen (versleuteling, wachtwoorden, beperkte toegang)

5. Rechten cliënt: Inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid

Waar Sla Je Notities Veilig Op?

Toestemming voor AI-Notities

Als je AI gebruikt voor transcriptie of notitie-generatie:

1. Informeer de cliënt vooraf (in privacyverklaring of mondeling)
2. Vraag expliciete toestemming voor opname
3. Gebruik AVG-compliant tools (geen data naar VS zonder adequate waarborgen)
4. Review de output — AI maakt fouten
5. Bewaar opnames niet langer dan nodig

Templates voor Sessienotities

Template 1: Snelle Notitie (5 minuten)

SESSIENOTITIES
==============
Cliënt: [Naam]
Datum: [DD-MM-JJJJ]
Sessie: [X van Y]
Duur: [minuten]

THEMA VANDAAG:
[1-2 zinnen]

KERNMOMENTEN:
- [Inzicht/doorbraak]
- [Belangrijk besproken punt]

AFSPRAKEN:
- Cliënt: [actie voor volgende sessie]
- Coach: [indien van toepassing]

VOLGENDE SESSIE:
- Check-in op: [afspraken]
- Focus: [thema]

Template 2: SOAP-Methode (Uitgebreid)

De SOAP-methode komt uit de gezondheidszorg en is aangepast voor coaching:

SESSIENOTITIES - SOAP
=====================
Cliënt: [Naam]
Datum: [DD-MM-JJJJ]
Sessie: [X van Y]

S - SUBJECTIEF
Wat brengt de cliënt in? Hoe voelt/denkt de cliënt?
[Beschrijving in 2-3 zinnen]

O - OBJECTIEF
Wat observeer jij? Feiten, gedrag, non-verbaal.
[Beschrijving in 2-3 zinnen]

A - ANALYSE
Jouw coaching-perspectief. Wat valt op? Patronen?
[Beschrijving in 2-3 zinnen]

P - PLAN
Afspraken, huiswerk, focus volgende sessie.
[Concrete actiepunten]

Template 3: Reflectief (Voor Diepere Trajecten)

SESSIENOTITIES - REFLECTIEF
===========================
Cliënt: [Naam]
Datum: [DD-MM-JJJJ]
Sessie: [X van Y]

OPENING
- Stemming cliënt bij binnenkomst:
- Belangrijkste update sinds vorige sessie:

VERKENNING
- Centraal thema vandaag:
- Belangrijkste vraag/dilemma:

INZICHTEN
- Doorbraakmoment (indien van toepassing):
- Nieuwe perspectieven:
- Weerstand/patronen:

ACTIE
- Afspraken voor cliënt:
- Huiswerk/oefening:

AFSLUITING
- Stemming cliënt bij vertrek:
- Focus volgende sessie:

NOTITIE VOOR MEZELF
- Aandachtspunten:
- Hypotheses:

Gebruik de sessienotities template voor een kant-en-klare versie.

AI-Gestuurde Notities

De nieuwste ontwikkeling: AI die je notities maakt.

Hoe Het Werkt

1. De sessie wordt (met toestemming) opgenomen
2. AI maakt een transcriptie
3. AI genereert een samenvatting
4. Actiepunten worden geëxtraheerd
5. Jij reviewt en past aan

Voordelen

• Tijdsbesparing: 10-15 minuten per sessie
• Volledigheid: Niets wordt gemist
• Aanwezigheid: Je hoeft niet te noteren, kunt volledig present zijn
• Doorzoekbaarheid: Alles is doorzoekbaar

Nadelen en Risico’s

• Privacy: Je cliënt moet expliciet toestemming geven
• AVG: Gebruik alleen compliant tools (EU-servers)
• Accuraatheid: AI maakt fouten — altijd reviewen
• Nuance: AI mist soms context, ironie, emotie
• Kosten: Meestal onderdeel van betaalde software

AI-gestuurde notities besparen 10-15 minuten per sessie en missen geen details

Tools voor AI-Notities

• Geïntegreerd: Blooom heeft AI-notities ingebouwd
• Los: Otter.ai, Fireflies.ai, Riverside

Veelgemaakte Fouten

1. Te Veel Schrijven

Een sessienotitie is geen transcript. Focus op kernpunten.

Beter: Maximaal 1 A4 of 300 woorden per sessie.

2. Te Weinig Schrijven

“Goed gesprek gehad” is geen notitie.

Beter: Specifiek genoeg dat je over 3 maanden nog weet wat er gebeurde.

3. Uitstellen

“Ik doe het straks” wordt “ik ben het vergeten.”

Beter: Direct na de sessie, geen uitzonderingen.

4. Subjectieve Oordelen

“Cliënt was weer moeilijk” is onprofessioneel en juridisch risicovol.

Beter: Beschrijf gedrag, niet karakter. “Cliënt onderbrak 5x” is observatie.

5. Geen Privacy-Bewustzijn

Notities in onbeveiligde cloud of via WhatsApp.

Beter: AVG-compliant opslag, versleuteld, beperkte toegang.

Notities Delen met Cliënten?

Dit is een keuze—niet verplicht, maar kan waardevol zijn.

Argumenten voor delen:

• Transparantie
• Cliënt kan aanvullen of corrigeren
• Referentie voor de cliënt

Argumenten tegen:

• Jouw observaties zijn voor jou (hypotheses, etc.)
• Kan relatie beïnvloeden
• Extra werk

Middenweg:

• Deel een samenvatting, niet je ruwe notities
• Deel alleen de actiepunten
• Combineer het met je follow-up proces

Blooom Tip

Met Blooom maakt onze AI automatisch samenvattingen van je sessies. Na afloop krijg je een overzicht van hoofdthema’s, actiepunten en belangrijke momenten. Jij reviewt en past aan waar nodig — klaar. Gemiddeld besparen coaches 15 minuten per sessie. Zodat jij volledig present kunt zijn in het gesprek.

Conclusie

Effectieve coaching notities:

1. Focus op kernzaken — niet alles hoeft erin
2. Vind je eigen ritme — tijdens, na, of hybride
3. Kies digitaal — doorzoekbaar, veilig, schaalbaar
4. Respecteer privacy — AVG-compliant opslag en verwerking
5. Gebruik templates — consistentie en tijdsbesparing
6. Overweeg AI — tijdsbesparing zonder kwaliteitsverlies

De beste notities zijn de notities die je daadwerkelijk maakt en gebruikt. Sessienotities zijn een kernonderdeel van je coaching administratie — lees de complete gids voor het totaalplaatje.

Perfectie is de vijand van goed. Begin vandaag met ons sessienotities-template en ontdek welke werkwijze bij jou past.

Verder leren:

• Sessienotities coach — Meer over structuur en timing
• AI in coaching — Alle mogelijkheden
• AVG voor coaches — Privacy en compliance
• Coaching administratie automatiseren — Meer tijdsbesparing