Afspraken Plannen in je Coaching Praktijk: Best Practices

Hoe je plant bepaalt hoeveel je kunt coachen, hoe je je voelt, en hoe cliënten je ervaren. Slimme planning is geen administratieve luxe—het is een strategische keuze die je praktijk maakt of breekt.

De Planning Piramide

Effectieve planning bouw je in lagen:

Laag 1: Beschikbaarheid

Wanneer kun je werken?

• Werkdagen definiëren
• Werkuren vastleggen
• Privé-tijd blokkeren

Laag 2: Capaciteit

Hoeveel kun je aan?

• Maximum sessies per dag
• Maximum sessies per week
• Buffer-tijd per sessie

Laag 3: Structuur

Welke afspraken wanneer?

• Soorten sessies
• Optimale dagindeling
• Vaste patronen

Laag 4: Flexibiliteit

Hoe ga je om met uitzonderingen?

• Annuleringsbeleid
• Last-minute boekingen
• Noodgevallen

Beschikbaarheid Bepalen

Stap 1: Non-Negotiables Blokkeren

Blokkeer eerst wat niet onderhandelbaar is:

• Familie-tijd
• Sport/beweging
• Lunch
• Admin-tijd
• Persoonlijke afspraken

Wat overblijft is je werkbare beschikbaarheid.

Stap 2: Energieniveaus Mappen

Niet elk uur is gelijk. Wanneer ben je op je best?

Plan intensieve sessies wanneer je energie hoog is.

Stap 3: Vaste Blokken Creëren

Voorspelbaarheid is kracht:

• Ma/Wo/Vr: Sessiedagen (9:00-17:00)
• Di/Do: Admin, voorbereiding, vrij voor variabelen
• Of: Elke dag 9:00-14:00 sessies, 14:00-17:00 flex

Capaciteit en Limieten

Maximum Sessies per Dag

Waarom Limieten Werken

Zonder limiet:

• Uitputting
• Kwaliteitsdaling
• Geen ruimte voor voorbereiding
• Chronische vermoeidheid

Met limiet:

• Consistente kwaliteit
• Energie voor elke cliënt
• Ruimte voor onverwachts
• Duurzame praktijk

Buffer-Tijd

Waarom buffer:

• Toilet, water, beweging
• Notities maken
• Mentale reset
• Onverwachte uitloop opvangen

Hoeveel buffer:

• Minimum: 15 minuten
• Ideaal: 30 minuten
• Na intensief: 45-60 minuten

De Ideale Dagstructuur

Voorbeeld: Sessiedag (6 sessies)

08:45 - Voorbereiding dag
09:00 - Sessie 1 (60 min)
10:00 - Buffer (30 min)
10:30 - Sessie 2 (60 min)
11:30 - Buffer (30 min)
12:00 - Sessie 3 (60 min)
13:00 - LUNCH (60 min) ← Niet skippen!
14:00 - Sessie 4 (60 min)
15:00 - Buffer (30 min)
15:30 - Sessie 5 (60 min)
16:30 - Buffer (30 min)
17:00 - Sessie 6 (60 min) of admin
18:00 - Einde

Voorbeeld: Gemixte Dag

09:00 - Admin/e-mail (60 min)
10:00 - Intake (90 min)
11:30 - Buffer (30 min)
12:00 - LUNCH
13:00 - Sessie (60 min)
14:00 - Buffer + voorbereiding (30 min)
14:30 - Sessie (60 min)
15:30 - Buffer (30 min)
16:00 - Kennismaking (30 min)
16:30 - Admin/afronding (30 min)
17:00 - Einde

Afspraaktypes Differentiëren

Type 1: Kennismaking (Gratis)

• Duur: 15-30 minuten
• Doel: Fit checken, vragen beantwoorden
• Planning: Beperkte slots, niet je beste uren

Type 2: Intake

• Duur: 60-90 minuten
• Doel: Diepte-inventarisatie, doelen bepalen
• Planning: Wanneer je fris bent, ruime buffer erna

Type 3: Reguliere Sessie

• Duur: 45-60 minuten
• Doel: Coaching werk
• Planning: Bulk van je agenda

Type 4: Afsluit/Evaluatie

• Duur: 60 minuten
• Doel: Traject afronden, terugblikken
• Planning: Ruimte voor emotie, buffer erna

Case Study: Van Chaos naar Controle

De coach: Dennis, executive coach, 8 jaar ervaring.

De situatie:

• Geen vaste structuur, “flexibel” (= chaos)
• Soms 8 sessies per dag, soms 2
• Back-to-back zonder pauze
• Regelmatig avond- en weekendwerk
• Burnout-signalen na 5 jaar

De verandering:

Stap 1: Grenzen definiëren

• Max 5 sessies per dag
• Alleen ma-do voor sessies
• Vrijdag voor admin en eigen ontwikkeling
• 30 min buffer tussen alles

Stap 2: Structuur implementeren

• Vaste sessietijden: 9:00, 10:30, 13:00, 14:30, 16:00
• Intakes alleen ochtend (max 1/dag)
• Geen avonden, geen weekenden

Stap 3: Communicatie

• Bestaande cliënten: “Mijn beschikbaarheid verandert…”
• Nieuwe cliënten: Krijgen booking link met nieuwe structuur

Resultaat na 3 maanden:

“Ik dacht dat flexibiliteit service was. Het bleek zelfdestructie. Nu ben ik voor elke cliënt volledig present in plaats van half aanwezig voor te veel mensen.” — Dennis, Executive Coach

Annulerings- en No-Show Beleid

Waarom Een Beleid?

• Beschermt je inkomen
• Respecteert je tijd
• Stimuleert commitment
• Professionaliseert je praktijk

Standaard Beleid

Communiceren

In je contract/algemene voorwaarden:

“Afspraken kunnen tot 48 uur vooraf kosteloos worden verzet. Bij annulering of verzetting binnen 48 uur wordt 50% van het sessietarief in rekening gebracht. Bij no-show of annulering binnen 24 uur wordt het volledige tarief in rekening gebracht.”

Seizoensplanning

Drukke Periodes

• Januari (goede voornemens)
• September (nieuwe start na zomer)
• Voor/na vakanties

Aanpak: Wachtlijst bijhouden, iets meer capaciteit

Rustige Periodes

• Zomermaanden
• December
• Schoolvakanties

Aanpak: Eigen ontwikkeling, marketing, rust nemen

Vakantieplanning

• Ruim vooraf communiceren (min. 6 weken)
• Laatste sessies voor vakantie niet vol plannen
• Eerste dag terug niet meteen vol

Expert Inzichten

“Your calendar is a reflection of your values. If it’s full of things that drain you, something needs to change.” — Michael Bungay Stanier, auteur “The Coaching Habit”

“De coaches die het langst mee gaan zijn niet de hardste werkers. Het zijn de slimste planners. Ze beschermen hun energie alsof hun praktijk ervan afhangt—want dat doet het ook.” — Dr. Steve Jeffs, MCC & Executive Coach

“Buffer time is not wasted time. It’s the space where you process the last session and prepare for the next. Without it, everything bleeds together.” — Dr. Marcia Reynolds, MCC

Planning Checklist

Wekelijks

• Week overzicht checken
• Voorbereidingstijd per cliënt gepland
• Buffer-tijd geblokkeerd
• Admin-tijd geblokkeerd
• Persoonlijke tijd beschermd

Maandelijks

• Capaciteit vs. vraag evalueren
• No-shows/late annuleringen analyseren
• Energie-patroon checken
• Aanpassingen doorvoeren

Per Kwartaal

• Beschikbaarheid herijken
• Prijzen/beleid reviewen
• Vakanties plannen en communiceren

Veelgestelde Vragen

Hoeveel sessies per week is gezond?

Richtlijn: 15-25 sessies/week voor fulltime coaches. Hangt af van sessieduur en intensiteit. Executive coaching (zware gesprekken) = minder. Life coaching (lichter) = meer mogelijk.

Moet ik vaste tijden aanbieden?

Ja, het maakt plannen makkelijker voor jou én cliënten. “Dinsdag 10:00 of donderdag 14:00” is duidelijker dan “wanneer kun jij?”

Hoe ga ik om met “ik kan alleen ‘s avonds”?

Je bepaalt je beschikbaarheid. Als je geen avonden wilt: “Mijn werkuren zijn X. Ik begrijp dat dat niet voor iedereen past.” Sommige cliënten vinden toch een oplossing (lunch, vrije dag opnemen).

Wat als mijn agenda te vol raakt?

• Wachtlijst starten
• Tarieven verhogen
• Beschikbaarheid uitbreiden (bewuste keuze)
• Doorverwijzen naar collega’s

Conclusie: Plan Je Energie, Niet Alleen Je Tijd

Effectief plannen gaat verder dan uren vullen:

✅ Beschikbaarheid definiëren — Wanneer werk je, wanneer niet

✅ Capaciteit respecteren — Hoeveel kun je aan zonder uitputting

✅ Structuur creëren — Voorspelbaarheid voor jou én cliënten

✅ Buffer inbouwen — Ruimte tussen sessies is geen luxe

✅ Beleid communiceren — Duidelijke regels voor annulering/no-shows

Je agenda is een reflectie van je waarden. Maak hem bewust.

Verder leren:

• Online agenda coach — Welke tool past bij jou
• No-shows coaching — Gemiste sessies voorkomen
• Coaching praktijk schaalbaar maken — Groeien zonder uitputting
• Weekplanner — Plan je ideale week