No-Shows in Coaching: Voorkomen en Aanpakken

Je zit klaar. De videocall staat open. De minuten tikken voorbij. Vijf minuten… tien minuten… De cliënt komt niet. No-show. Het is frustrerend, kost geld, en verstoort je dag. Maar het is ook grotendeels te voorkomen.

De Kosten van No-Shows

Directe Kosten

• Gemiste omzet: €75-150 per no-show
• Gemiddeld: 2-4 no-shows per maand
• Jaarlijks: €2.400 (conservatief)

Indirecte Kosten

• Tijd die je niet kunt hervullen
• Frustratie en energie-verlies
• Verstoorde dagplanning
• Twijfel aan jezelf (“doe ik iets fout?”)

Waarom Cliënten Niet Komen Opdagen

Categorie 1: Vergeten

• Drukke agenda
• Geen herinnering ontvangen
• Datum/tijd verward

Oplossing: Automatische herinneringen

Categorie 2: Praktische Belemmeringen

• Ziekte
• Noodgeval
• Verkeersproblemen

Oplossing: Makkelijk verzetten mogelijk maken

Categorie 3: Weerstand/Vermijding

• Angst voor confrontatie
• Ongemakkelijk met het thema
• Niet meer willen maar niet durven zeggen

Oplossing: Veilige communicatie, coaching-gesprek

Categorie 4: Lage Commitment

• Niet zelf betaald (werkgever betaalt)
• Geen investering vooraf
• “We zien wel”

Oplossing: Vooruitbetaling, pakketten, eigen investering vergroten

Het verschil tussen coaches met veel no-shows en coaches met bijna geen, is zelden de cliëntenpopulatie. Het zijn de systemen. Coaches die consequent herinneringen sturen, vooruitbetaling vragen, en duidelijke afspraken maken, hebben drastisch minder no-shows—ongeacht hun niche.

7 Strategieën om No-Shows te Voorkomen

1. Automatische Herinneringen

Het minimum:

• 24 uur vooraf (e-mail)
• 2 uur vooraf (SMS of e-mail)

Nog beter:

• 1 week vooraf (outlook sync)
• 24 uur (e-mail met “klik om te bevestigen”)
• 2 uur (SMS)

2. Vooruitbetaling

Wanneer cliënten vooraf betalen, komen ze opdagen.

Opties:

• Volledig traject vooraf
• Per maand vooraf
• Minimaal eerste sessie vooraf

Resultaat: Tot 65% reductie in no-shows

3. Pakket in Plaats van Losse Sessies

Verkoop trajecten, niet sessies:

• 6-sessie traject
• 3-maanden pakket
• Abonnement

Cliënten die geïnvesteerd hebben in een traject, missen minder sessies.

Zie: Coaching pakketten samenstellen

4. Duidelijk Annuleringsbeleid

Communiceer vooraf:

• Tot wanneer kosteloos annuleren
• Wat zijn de kosten bij late annulering
• Wat gebeurt er bij no-show

Voorbeeld:

“Afspraken kunnen tot 24 uur vooraf kosteloos worden verzet. Bij annulering binnen 24 uur of no-show wordt het volledige sessietarief in rekening gebracht.”

5. Makkelijk Verzetten

Maak het simpel om te verzetten:

• Link in elke herinnering
• Geen vragen, geen drempels
• Automatische bevestiging

Liever verzetten dan no-show.

6. Bevestiging Vragen

24 uur vooraf:

“Ik zie je morgen om 10:00. Kun je even bevestigen dat dit nog steeds past?”

Geen reactie = bellen = probleem vóór zijn.

7. Commitment bij Intake Creëren

Tijdens intake:

“Coaching werkt het beste met consistentie. Hoe ga jij ervoor zorgen dat je elke sessie aanwezig bent?”

Laat de cliënt zelf commitment uitspreken.

Case Study: Van 5 naar 0 No-Shows per Maand

De coach: Lisa, relatiecoach, 3 jaar ervaring.

De situatie:

• 4-5 no-shows per maand
• Geen herinneringen (handmatig = vergeten)
• Geen vooruitbetaling
• Vaag annuleringsbeleid
• Jaarlijks verlies: ~€4.000

De verandering:

Stap 1: Automatische Herinneringen Via Blooom: 24 uur + 2 uur vooraf

Stap 2: Vooruitbetaling Invoeren Eerste sessie vooraf, daarna pakket of per maand vooraf

Stap 3: Duidelijk Beleid In contract + bij elke boeking:

• 24u: gratis verzetten

• <24u: volledige kosten
• No-show: volledige kosten

Stap 4: Verzetten Makkelijk Maken Link in elke herinnering naar online agenda

Resultaat na 3 maanden:

“Ik voelde me eerst ongemakkelijk met vooruitbetaling en een streng beleid. Maar mijn cliënten respecteren het juist. En ik verlies geen geld en energie meer aan no-shows.” — Lisa, Relatiecoach

Wat Te Doen Bij Een No-Show

Direct Na de No-Show

Stap 1: Contact opnemen (neutraal)

Onderwerp: Gemiste sessie vandaag

Hoi [Naam],

Ik had je verwacht om [tijd] maar zag je niet. 
Hopelijk is alles oké?

Laat me weten wat er speelde. We kunnen een nieuwe afspraak maken.

Groet,
[Jouw naam]

Stap 2: Wacht op reactie Geef 24 uur.

Stap 3: Beleid toepassen Geen reactie of geen geldige reden? Factuur sturen.

De Moeilijke Gesprekken

Als de cliënt boos reageert:

“Ik begrijp dat dit vervelend is. Het beleid staat in onze afspraken en ik pas het consequent toe. Ik wil je graag opnieuw inplannen.”

Als er een “goede reden” was: Eerste keer? Eventueel kulant zijn. Patroon? Beleid handhaven.

Als het een patroon wordt: Dit is een coaching-moment. Het patroon van niet-verschijnen zegt iets over de cliënt. Bespreek het:

“Dit is de derde keer dat je niet kwam. Ik maak me geen zorgen om het geld—ik maak me zorgen om wat dit betekent. Wat speelt er?”

No-Show Beleid Opstellen

Template

ANNULERINGS- EN NO-SHOW BELEID

Verzetten of annuleren:
- Tot 48 uur vooraf: kosteloos
- 24-48 uur vooraf: 50% van sessietarief
- Binnen 24 uur of no-show: 100% van sessietarief

Uitzonderingen:
Bij aantoonbare overmacht (bijv. ziekenhuisopname) overleggen we 
over een passende oplossing.

Door het boeken van een sessie ga je akkoord met dit beleid.

Waar Communiceren?

• In de algemene voorwaarden/contract
• Op de boekingspagina
• In de bevestigingsmail
• In de 24-uur herinnering

Expert Inzichten

“No-shows are not about you—they’re about the client’s relationship with commitment. That’s coachable, but only if you address it.” — Tony Stoltzfus, Master Coach Trainer

“Een duidelijk beleid is geen hardvochtigheid—het is duidelijkheid. Cliënten respecteren coaches die hun grenzen kennen.” — Joanna Lott, Business Coach

“The best way to prevent no-shows is to create so much value that missing a session feels like a loss to the client, not just to you.” — Rich Litvin, High-Performance Coach

Stappenplan: No-Show Beleid Implementeren

Week 1: Beleid Opstellen

1. Bepaal je regels:

   • Tot wanneer gratis annuleren? (24-48 uur is standaard)
   • Wat zijn de kosten bij te laat annuleren?
   • Wat gebeurt er bij no-show?

2. Schrijf het uit: Duidelijk, kort, vriendelijk maar zakelijk.

3. Bepaal uitzonderingen: Bij welke situaties ben je coulant? (ziekenhuisopname, sterfgeval)

Week 2: Systemen Opzetten

1. Automatische herinneringen:

   • 24 uur vooraf (e-mail)
   • 2 uur vooraf (SMS of e-mail)
   • Configureer in je coaching software of Calendly

2. Verzet-link: In elke herinnering een link om makkelijk te verzetten

3. Bevestiging vragen: 24 uur vooraf: “Kun je bevestigen dat dit nog steeds past?”

Week 3: Communiceren

1. Bestaande cliënten: Mail met nieuwe afspraken (vriendelijk, zakelijk)

2. Nieuwe cliënten: In contract/overeenkomst opnemen

3. Bij elke boeking: Beleid zichtbaar op boekingspagina

Week 4+: Consequent Toepassen

Het beleid is alleen effectief als je het consequent toepast. Eén uitzondering “omdat het makkelijker is” ondermijnt het hele systeem.

No-Show Calculator

Bereken je jaarlijkse verlies:

Voorbeeld:

• 3 no-shows/maand
• €100/sessie
• Maandelijks: €300
• Jaarlijks: €3.600

Gebruik de No-Show Calculator voor een gedetailleerde berekening.

Veelgestelde Vragen

Moet ik no-shows altijd factureren?

Ja, tenzij er sprake is van overmacht (ziekenhuisopname, sterfgeval). Consequent zijn is eerlijk naar alle cliënten.

Hoe communiceer ik het beleid zonder onvriendelijk te zijn?

Frame het positief: “Om ervoor te zorgen dat ik tijd kan reserveren voor iedereen die dat nodig heeft, hanteer ik dit beleid.” Het gaat om respect voor ieders tijd—inclusief die van hen.

Moet ik voor de eerste sessie ook vooruitbetaling vragen?

Ja, juist voor de eerste sessie. Dit filtert niet-serieuze aanvragen en voorkomt dat je je voorbereidt op iemand die niet komt opdagen.

Wat als de cliënt boos wordt over het beleid?

Een cliënt die boos wordt over een duidelijk gecommuniceerd beleid, is waarschijnlijk niet de juiste match. Professionals begrijpen en respecteren grenzen.

Wat als ze zeggen dat ze geen herinnering kregen?

Check je systeem. Als het werkte: “De herinnering is verstuurd naar [adres]. Check eventueel je spam.” Als het niet werkte: fix je systeem en wees eenmalig kulant.

Is vooruitbetaling afschrikwekkend?

Nee. Serieuze cliënten begrijpen het en respecteren het. Het filtert juist de niet-serieuze prospects.

Hoeveel no-shows is “normaal”?

Met goede maatregelen: <1 per maand. Zonder maatregelen: 3-5 per maand. Als je significant hoger zit, analyseer wat er misgaat.

Conclusie: Bescherm Je Tijd

No-shows zijn grotendeels te voorkomen:

✅ Automatische herinneringen — De makkelijkste win

✅ Vooruitbetaling — Commitment concreet maken

✅ Duidelijk beleid — Vooraf communiceren, consequent toepassen

✅ Makkelijk verzetten — Liever verzetten dan no-show

✅ Patroon adresseren — Herhaalde no-shows zijn coaching-moment

Je tijd is je meest waardevolle asset. Bescherm hem.

Verder leren:

• Afspraken plannen coaching praktijk — Best practices
• Communiceren met coachees — Ook bij lastige situaties
• Coaching pakketten samenstellen — Verhoog commitment
• No-Show Calculator — Bereken je verlies